Uchovávání záznamů o zdravotních prohlídkách zaměstnanců

Ráda bych se zeptala, jak dlouho je zaměstnavatel povinen uchovávat záznam o preventivní periodické prohlídce svých zaměstnanců. Až doposud jsem se domnívala, že pouze do doby platnosti (tedy do další prohlídky), nicméně jsem narazila na § 40 zákona č. 258/2000 Sb., který říká, že u každého zaměstnance ode dne přidělení rizikové práce je zaměstnavatel, na jehož pracovištích jsou vykonávány rizikové práce, povinen vést evidenci o datech a druzích provedených lékařských preventivních prohlídek a jejich závěrech, o zvláštních očkováních souvisejících s činností na pracovišti zaměstnavatele nebo o imunitě (odolnosti) k nákaze, a tuto evidenci ukládat po dobu 10 let od ukončení expozice. Může být evidencí pouze záznam v databázi, případně v tabulce, nebo mi toto ustanovení ukládá povinnost uchovávat přímo záznamy? Závěrem prohlídky je myšleno pouze prohlášení, zda je zaměstnanec schopen práce? 

Tak to prosím není. Právní úprava povinnosti zaměstnavatele evidovat zaměstnance, kteří vykonávají rizikové práce je v zákoně č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví,  již od jeho účinnosti tedy od 1.1.2000. Otázka evidence zaměstnanců vykonávajících rizikové práce není otázka způsobilosti dotyčného zaměstnance konat práci v riziku, ale to je otázka evidence zaměstnanců, kteří pracují v riziku a u nichž je velká pravděpodobnost vzniku nemoci z povolání. Základem identifikace rizik pracovních podmínek je zjištění škodlivého faktoru pracovních podmínek a jeho kvantifikace či kvalifikace (např. u biologických činitelů). Povinnost zjistit tato rizika měli zaměstnavatelé již podle § 133 odst. 1 písm. a) starého zákoníku práce jod r. 1994. Jak je výslovně uvedeno v § 39 zákona č. 258/2000 Sb. rizikovou prací, kterou se rozumí práce, při níž je nebezpečí vzniku nemoci z povolání nebo jiné nemoci související s prací, je práce zařazená do kategorie třetí a čtvrté a dále práce zařazená do kategorie druhé, o níž takto rozhodne příslušný orgán ochrany veřejného zdraví nebo tak stanoví zvláštní právní předpis. A právě k těmto rizikovým pracím, tedy k pracím, které jsou podle vyhlášky č. 432/2003 Sb., kterou se stanoví podmínky pro zařazování prací do kategorií, limitní hodnoty ukazatelů biologických expozičních testů, podmínky odběru biologického materiálu pro provádění biologických expozičních testů a náležitosti hlášení prací s azbestem a biologickými činiteli zařazeny do třetí a čtvrté kategorie a k pracím, které zařadí do druhé kategorie orgán ochrany veřejného zdraví se vztahuje povinnost evidence ve smyslu § 40 zákona. Povinnost monitorovat expozici zaměstnance olovu pomocí markerů expozičních testů stanoví Direktiva 82/605/EEC. V České republice je metoda zavedena pro sledování expozice cca 30 chemických látek od poloviny 50. let. Týká se chemických látek, které mohou podstatně přispívat ke vzniku nemocí z povolání a je účinným prostředkem prevence. Z těch všech důvodů se v § 40 zákona stanoví povinnost evidence. Stanoví se rozsah údajů, které je nezbytné, aby zaměstnavatel evidoval. Úprava platí – jak jsem uvedla výše - pro rizikové práce. Dále se stanoví doba úschovy podkladů, přičemž nejdelší se stanoví pro škodliviny, jejichž dopad na zdraví zaměstnance se může projevit až po uplynutí většího časového úseku. Údaje vedené v evidenci zaměstnavatele jsou důležité i pro posouzení pozdějšího nároku zaměstnance na odškodnění v souvislosti s přiznáním nemoci z povolání. Návrh respektuje evropské Direktivy 83/477/EEC, 90/679/EEC, 82/605/EEC a 78/160/EEC. V praxi pak když ordinariát chorob z povolání rozhoduje o tom, který ze zaměstnavatelů je posledním zaměstnavatelem, u něhož zaměstnanec pracoval v podmínkách, z nichž nemoc z povolání vzniká, si často žádá právě údaje z evidence zaměstnanců pracujících v riziku. Na druhé straně zase může být tato evidence pro zaměstnavatele dobrým pomocníkem, aby např. prokázal, že zaměstnanec u něj třeba v riziku vůbec nepracoval.

Zákon výslovně neukládá, že záznamy o provedených lékařských preventivních prohlídkách a jejich závěrech musí být v listinné podobě, ale osobně se domnívám, že je to ale i dnes nejlepší a nejprůkaznější. Samozřejmě že si můžete rozhodnutí lékaře např. naskenovat do počítače, ale v každém případě to doporučuji uchovat v takové podobě, aby z ní bylo patrno, kdy a kým byla prohlídka provedena a jaké byly její závěry. Když by došlo k nějaké sporu, který by se řešil v rámci správního řízení (např. otázka uznání a neuznání nemoci z povolání nebo otázka který zaměstnavatel  je zaměstnavatelem odpovědným za nemoc z povolání) tam byste pak potřebovali zajisté písemné doklady.