Uchovávání evidence pracovní doby a jiných souvisejících dokumentů

Jak dlouho se musí uschovat evidence docházky pro kontrolu oblastního inspektorátu práce? Jde o firmu provozující hostinskou činnost.

Zaměstnavatelům je v § 96 zákoníku upráce (ZP) uložena povinnost vést u jednotlivých zaměstnanců evidenci pracovní doby, práce přesčas, noční práce a pracovní pohotovosti včetně odpracované doby v době pracovní pohotovosti. Formu této evidence ale ZP nestanoví. Na žádost zaměstnance je zaměstnavatel povinen umožnit zaměstnanci nahlédnout do evidence jeho pracovní doby a pořídit si z této evidence výpis či stejnopis na náklady zaměstnavatele.

K archivaci uvedené evidence pracovní doby však ZP nic nestanoví a rovněž nic nestanoví o archivaci žádostí o dovolené, propustek k lékařům a podobných písemností. Otázka evidence docházky nemusí být v praxi pouze záležitost kontroly prováděné u zaměstnavatele inspekcí práce, ale častěji to je přímo záležitost mzdových a s tím souvisejících nároků zaměstnance vůči zaměstnavateli. V praxi se řeší, zda zaměstnavatel řádně zaměstnanci proplatil odpracovanou dobu a zda mu proplatil všechny příplatky (za práci přesčas, za práci v noci, za práci ve svátek, za práci v sobotu a neděli, za práci v noci, za práci ve ztíženém a zdraví škodlivém pracovním prostředí) atd. Samozřejmě, inspektorát práce podle § 15, resp. § 28 písm. l) zákona č. 251/2005 Sb., o inspekci práce, ve znění pozdějších předpisů, také kontroluje, zda zaměstnavatel vede evidenci pracovní doby a další věci, při kterých si žádá od zaměstnavatele předložení evidence docházky. Za nevedení evidence docházky může inspektorát uložit pokutu až 400 000 Kč. Inspektorát práce však většinou tyto případy řeší na základě nějakého konkrétního podnětu, kdy si například zaměstnanec stěžuje na překračování limitů práce přesčas nebo v souvislosti s šetřením nějaké jiné věci, např. pracovního úrazu. To pak inspektorát zajímá, jak byly dodrženy odpočinky mezi směnami a v týdnu apod., ale většinou inspektorát do nějaké historie docházky na pracovišti nejde.

Obecně ale platí, že každý zaměstnanec může teoreticky do tří let uplatnit u soudu své mzdové nároky vůči zaměstnavateli a může žalovat, že zaměstnavatel mu například v dubnu 2015 neproplatil práci přesčas. To odpovídá obecné tříleté promlčecí lhůtě podle občanského zákoníku. Zákoník práce – jak známo – je nyní k občanskému zákoníku ve vztahu subsidiarity, takže ustanovení o promlčení a zániku práva jsou v pracovněprávních vztazích přímo aplikovatelná. V takovém případě je pak důkazní břemeno na zaměstnavateli a zaměstnavatel musí prokázat, že to, co zaměstnanci proplatil, plně odpovídá evidenci docházky.

Dále pak otázka evidence docházky souvisí s vedením účetnictví u zaměstnavatele. Účetní jednotky jsou povinny pro účely vedení účetnictví uschovávat po stanovenou dobu účetní záznamy. Podle § 32 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, přitom může účetní jednotka jako účetní záznamy použít i mzdové listy. Tuto dokumentaci uschovávají účetní jednotky po dobu stanovenou v § 31 odst. 2 zákona o účetnictví podle toho, jakou funkci plní při vedení účetnictví. Pro účely účetnictví je třeba mzdové listy a další dokumenty související se mzdovou evidencí (např. výplatní listiny, rekapitulace mezd, rekapitulace vypočítaného zdravotního pojištění, seznam zaměstnanců u jednotlivých zdravotních pojišťoven atd.) uchovávat po dobu 5 let počínaje koncem účetního období, kterého se týkají.

Protože však účetní jednotky účetní záznamy ve formě mzdových listů atd. používají i pro jiné účely, než je vedení účetnictví (např. pro účely důchodového pojištění, veřejného zdravotního pojištění), je třeba postupovat po uplynutí výše uvedené doby tak, aby byly zajištěny i požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené jiné účely, tj. především pro účely důchodového pojištění. Podle § 35a odst. 4 písm. d) zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, se záznamy o evidenci pracovní doby včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu považují stejně jako mzdové listy za záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění, a tyto doklady jsou zaměstnavatelé povinni uschovávat po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Pokud jde o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, je třeba je uschovávat po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.