Lhůty preventivních prohlídek

Pracovnělékařské služby v kontextu nové legislativy generují množství různých lhůt periodických prohlídek. Pro mnoho zaměstnavatelů je občas problematické stanovit zaměstnanci tu správnou lhůtu preventivní prohlídky a při větším počtu zaměstnanců tak zabezpečit korektní následný monitoring jednotlivých period. Prošlá prohlídka zaměstnance je vážné pochybení zaměstnavatele se všemi (z toho) plynoucími důsledky pro obě strany. Existuje několik možností, jak těmto problémům předejít. Jak by se Vám líbilo, kdybyste mohli za 17 sekund zaměstnanci připravit kompletní vyplněné dokumenty k prohlídce a ještě měli komplexně pohlídány termíny prohlídek dle jednotlivých náplní? Ukážeme Vám jak.

Jako poskytovatel pracovnělékařských služeb bychom se s Vámi chtěli podělit o pár postřehů v oblasti monitoringu lhůt preventivních prohlídek. Možností, jak si u svých zaměstnanců hlídat periody prohlídek, je několik. Jsou to většinou tabulky MS EXCEL nebo agenda personálního systému. Rádi bychom Vám představili třetí možnost monitoringu lhůt a správy preventivních prohlídek zaměstnanců, kterou je moderní online systém - PreControl. Tato tzv. cloudová internetová aplikace nemá v ČR obdoby a jedná se svým způsobem o unikátní aplikaci vyvinutou přímo poskytovatelem pracovnělékařských služeb.

Tabulky ve formě MS Excel jsou výborným pomocníkem pro rozmanité využití ve firemním prostředí. Jedním z takových využití je právě správa zaměstnanců a preventivních prohlídek. Výhodou MS Excel je poměrná jednoduchost v ovládání. Jako poskytovatel pracovnělékařských služeb a partner zaměstnavatelů jsme taktéž v samém počátku MS Excel využívali. Časem jsme však sami zjistili, že pouhý tabulkový kalkulátor nemůže fungovat jako sofistikovaný „hlídač“ termínů preventivních prohlídek a o kompletní správě ani nemluvě. I kdybychom měli v tabulkové podobě perfektně vedená všechna data, samotnou žádanku a související dokumenty dle kontextu dané legislativy by zaměstnavatel vypisoval ručně (aspoň z části). Diskutabilní je také možnost sdílení, víceuživatelské přístupy, dělená oprávnění, automatická provázanost s kategorizací, inteligentní systém žádanek pro různé specifické případy, objednávkový systém do ordinace (v rámci ordinace zřízené v závodě), notifikace, reporty, záloha dat apod.

Personální systém je řešení v podobném kontextu, jako monitoring dle tabulek MS Excel. Personální systémy totiž fungují ve vztahu k monitoringu preventivních prohlídek spíše jako jednoduché kalendáře (tzv. organizéry). Žádný z dostupných personálních systémů na trhu neumí v patřičných vazbách propojit informace o pracovním prostředí (kategorizace práce) a zaměstnancem, specifických náplních prohlídek a ve finále vygenerovat již vyplněnou žádanku, popř. prohlášení posuzované osoby s dotazníkem. Jednotlivé moduly pro správu preventivních prohlídek poskytují pouze strohý základ a většina zaměstnavatelů tak stejně nakonec skončí buď u vlastního jednoduchého softwarového řešení nebo tabulek MS EXCEL.

Třetí variantou je v úvodu zmíněná cloudová on-line aplikace: PreControl. Systém byl vyvinutý přímo poskytovatelem pracovnělékařských služeb. Je tak plně vsazen do kontextu současné legislativy. PreControl představuje významného pomocníka pro kompletní správu preventivních prohlídek pro každého zaměstnavatele.

Tento softwarový nástroj Vám přinese:

• hlídání lhůt preventivních prohlídek jednotlivých zaměstnanců,
• vizuální přehled (zelený, oranžový a červený semafor) splněných a promeškaných lhůt,
• automaticky předvyplněná žádanka na preventivní prohlídku všech typů,
• on-line objednávkový systém (propojeno s ordinací) – objednávání z jakéhokoli počítače připojeného na internet,
• víceuživatelské přístupy (personalista, mistr, jiný vedoucí zaměstnanec),
• info o stavech prováděných prohlídek (objednán, v řešení, přezkum, uzavřená,  ….možnost doplnit další stavy) vč. poznámek,
• přehled o provádění pravidelných dohledů pracovišť (termíny, hlídač následných termínů, odkaz na protokol o dohledu apod.),
• generování kompletních dokumentů vč. průvodce k preventivní prohlídce na konkrétního zaměstnance vč. zaslání e-mailem na daného zaměstnance nebo určeného jiného pracovníka (nadřízený, personalista) – stačí pouze vytisknout, přečíst pokyny a odebrat se k lékaři na prohlídku,
• SMS nebo e-mailová notifikace o blížícím se termínu prohlídky přímo do služebního telefonu nebo služebního e-mailu zaměstnance,
• výměna dat přes rozhraní XML (přímé propojení s personálním systémem),
• zabezpečená komunikace (šifrování https – světově uznávaný bezpečnostní certifikát THAWTE, uživatelské jméno a heslo).

Díky tomuto softwarovému nástroji již nemusíte v rámci vystavování posudku složitě vyplňovat režim práce, délku směny, zařazení do kategorií, rizika ohrožení zdraví apod. Při načtení zaměstnance systém automaticky tyto údaje vyplní za Vás – dle pracovní pozice zaměstnance. Následně je možné provést individuální editaci pro režim práce, délku směny a rizika ohrožení zdraví. Výstupem je poté jednostránková profesionální žádanka na posouzení zdravotní způsobilosti k práci a formulář posudku vč. příslušných předvyplněných dokumentů (prohlášení o zdravotní způsobilosti pro profesionální řidiče a řidiče referenty, dotazník o zdravotním stavu).

Pro lepší orientaci jsme pro Vás připravili 2 krátké video ukázky.

První video ukázka prezentuje vystavení prohlídky nového zaměstnance. Samotný proces vystavení prohlídky po otevření daného posudku trvá pouhých 16 vteřin. Pak už záleží jen na rychlosti Vaší tiskárny. Samozřejmě zavedení zaměstnance do systému je taktéž poměrně rychlé a v případě propojení s personálním systémem pomocí XML je to otázka sekundy, než se zaměstnanec objeví i v systému PreControl.

Prezentační video:
https://www.youtube.com/watch?v=a7eL9jK1TQU

Druhá ukázka ilustruje případ, kdy byl automaticky systémem vygenerován záznam preventivní prohlídky u stávajícího zaměstnance. V tomto případě nám PreControl už záznam automaticky vytvořil (např. po 2 letech – riziko hluk). Vystavení dokumentu je tak otázkou kliknutí na tlačítko: připravit dokumenty. Samozřejmostí jsou také hromadné operace – např. možnost vystavení prohlídky pro 10 zaměstnanců naráz apod. Z videa je zřejmé, že v případě stávajícího zaměstnance je otázka přípravy dokumentů cca 16 sekund, pak již opět záleží jen na rychlosti Vaší tiskárny. Video dále prezentuje možnost objednání na preventivní prohlídku k danému lékaři a do dané ordinace. Ilustrativně tam je navedena jen 1 ordinace, 1 lékař.

Prezentační video:
https://www.youtube.com/watch?v=OcquiRtSQEs

Podotýkáme, že veškerá data jsou samozřejmě pouze ilustrativní.

Vygenerované dokumenty je možné zasílat na e-mail daného zaměstnance nebo úplně jiný (uživatelem navolený). Další samozřejmostí jsou pravidelné reporty, SMS notifikace před prohlídkou, e-mailové notifikace před prohlídkou se zaslanými dokumenty v příloze, zapsání jednotlivých stavů prohlídky (tzv. stavy v řešení s konkretizací daných řešení atd.).

Systém PreControl má rovněž nastavenou umělou inteligenci k přiřazování jednotlivých náplní prohlídek. Stačí nastavit u dané práce kategorizaci a systém automaticky k danému zaměstnanci, který vykonává danou práci, přiřadí potřebné náplně prohlídek – např. náplň pro faktory hluk, vibrace, specifikace chemické látky, prachu apod. - vše dle konkrétní legislativy, která je do systému implementována.

Zájemci o cenovou nabídku na systém PreControl nás mohou kontaktovat na e-mailové adrese: info@preventado.cz. V rámci poptávky je možné zdarma zřídit zkušební verzi systému.

Využívejte svůj čas efektivně a správu preventivních prohlídek zaměstnanců ponechejte systému PreControl.