Je vaše podnikání zdravé?

Organizace, která chce splnit očekávání investorů, potřebuje průběžně měřit svou výkonnost, zlepšovat se a dokazovat, že její podnikání je zdravé. Jak?

Vedoucí pracovníci firem a špičkoví manažeři musejí denně učinit několik závažných rozhodnutí, která mají přímý vliv na provoz firmy. Kvalita těchto rozhodnutí závisí na množství a správné selekci informací, jenž mají k dispozici. Informací je mnoho a je třeba nejprve určit, které informace jsou více a které méně důležité. Teprve na základě správných a dobře zpracovaných informací, jenž jsou dostupné právě tehdy, kdy je potřebujeme, lze firmu řídit zodpovědně, systematickým a transparentním způsobem a s dobrými výsledky.

V praxi se však ještě stále setkáváme s intuitivním způsobem řízení, ačkoliv již valná většina firem má vybudované systémy řízení splňující požadavky norem, zejména norem jakosti. Tyto systémy jsou vlastně soustavy vzájemně propojených procesů, které se doplňují a podporují ve snaze dosáhnout stanoveného cíle a vytvořit přidanou hodnotu, jenž uspokojí zákazníka.

Správnou analýzou těchto procesů a stanovením rizik, která společnost ovlivňují, a jejich přiměřeným řízením, lze docílit efektivního a úspěšného fungování organizace v dlouhodobějším horizontu.

Obecně se předpokládá, že příčinou neuspokojivých výsledků jsou neefektivně probíhající procesy uvnitř podniku. Častým problémem bývá tzv. frontální přístup k procesům a k řešení problémů, kdy firma není schopna stanovit priority a řeší vše najednou, nebo věnuje všem podprocesům a činnostem stejnou pozornost. Pro zvýšení výkonnosti procesů je nutné eliminovat činnosti, které nepřinášejí žádnou přidanou hodnotu a představují ve skutečnosti ztrátu a plýtvání. Důkladnou analýzou řídících procesů lze ztrátové činnosti vysledovat a zefektivnit.

ANALÝZA PROCESŮ

Analýza procesů pomáhá stanovit jejich důležitost i to, které procesy má firma méně zvládnuté a je potřeba věnovat jim větší pozornost a proč.

Je více než důležité stanovit, co má procesní model organizaci přinést - snížení nákladů, urychlení reakce na požadavky klientů, nasazení nové aplikace s automatizací činností aj. K procesům je pak třeba přistupovat adekvátním způsobem vedoucím k dosažení požadovaného cíle.

Analýzu si může podnik provést sám pomocí interních zdrojů, avšak v tomto případě hrozí další riziko. Běžným jevem při provozu organizace je, že se každá firma dříve či později dostává do stadia, kdy se projevuje tzv. "provozní slepota." Vhodnějším způsobem pro provedení analýzy řízení a výkonnosti organizace je volba nezávislého hodnotitele. Ten dokáže pohlédnout na chod organizace zcela novým způsobem a umí tak odhalit daleko více problémů než interní audit. Navíc lze očekávat, že hodnotitel má zkušenosti z jiných podniků a že podobný problém neřeší poprvé. Kombinace zkušeností a nezávislosti, čili nadhledu, vede k tomu, že je hodnotitel schopen nabídnout zcela nové pohledy, nové přístupy, postupy řešení a také potřebná nápravná opatření.

K analýze procesů lze přistupovat různým způsobem podle toho, co je cílem. Faktem však zůstává, že firemní procesy probíhají v konkrétním prostředí, na výrobní úrovni v konkrétních prostorách, s konkrétní technologií a s lidmi, mezi nimiž dochází k jejich vzájemné interakci. Z toho důvodu je vhodné dívat se na procesy komplexně z hlediska jejich propojení s různými riziky a komplexně hodnotit i zdraví firemních procesů z pohledu požadavků na výkonnost v podnikání, dopadu na zdraví, životní prostředí a firemní aktiva.

Komplexní přístup k hodnocení procesů umožňuje metodika ISRS7, špičkový mezinárodní systém hodnocení, zlepšování a prokazování dosažené úrovně řízení v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, ochrany životního prostředí, kvality a celkové výkonnosti firmy.

HODNOTÍCÍ NÁSTROJ  ISRS7

International Safety Rating System (ISRS) umožňuje objektivní a kvantitativní měření podnikatelských výsledků a výkonnosti organizace. Poskytuje podrobný návod jak dosáhnout excellence pomocí neustálého zlepšování procesů a také pomáhá řídit rizika. Byl vyvinut na základě dlouholetých zkušeností mezinárodní nezávislé nadace Det Norske Veritas, specializující se na poskytování služeb v oblasti řízení rizik, ve spolupráci s experty z jaderného, chemického a petrochemického průmyslu z celého světa. Ti všichni spojili nejlepší postupy používané v jednotlivých odvětvích, aby vytvořili ISRS7. Proces jeho vývoje zahrnoval více než 50 společností v Asii, Evropě, Skandinávii a USA. Nyní ho využívá tisíce společností po celém světě.

Jeho unikátnost spočívá v tom, že v sobě zahrnuje současně všechna kritéria pro splnění požadavků na certifikaci podle mezinárodních norem ISO 9001 (řízení jakosti), ISO 14001 (environmentální management), OHSAS 18001 (řízení ochrany zdraví a bezpečnosti práce), modelů podnikatelské úspěšnosti jako jsou EFQM nebo národní cena Malcoma Baldridge v USA za jakost, tzv. nejlepší praxe z předních světových firem či principy sociální odpovědnosti podniků. Hodnocení tedy dokáže zohlednit i úroveň implementace požadavků těchto norem do všech oblastí řízení firmy, neboť samotné zavedení normy nemusí automaticky pomoci firmě dostat se tam, kam chce. Integrovaný systém musí být vyvážený jak v oblasti návaznosti na podnikatelskou strategii firmy, tak i v pragmatické orientaci na výsledky.

Samotné hodnocení se zaměřuje na 15 procesů - oblastí podnikatelské činnosti. Procesy jsou logicky uspořádány do skupin ve smyslu Demingova kruhu (PDAC - Plan, Do, Act, Check) a trvalého zlepšování (viz schéma ). Hodnocení se zaměřuje jak na vedení firmy, např. v oblasti definování strategií, uspokojování akcionářů, hodnocení přínosů systému řízení, efektivní komunikace ve firmě, hodnocení a řízení rizik, řízení projektů, řízení a výběr dodavatelů, bezpečnosti, řízení lidských zdrojů, školení a kvalifikace, tak i na střední management a výkonný personál v provozních a výrobních oblastech.

JAK NA TO

Hodnocení je možné vykonat dvěma způsoby - formou Alfa a Omega hodnocení.

Alfa je rychlé hodnocení, které v průběhu dvou dní poskytuje pohled na stávající systém řízení v konkrétním čase tak, jak jej vnímají vlastní zaměstnanci. Hodnocení vychází z tzv. hodnotících workshopů reprezentativního vzorku zaměstnanců. Hodnotitelé vykonají pohovory s přibližně 3 až 5 procenty zaměstnanců z řad manažerů a výkonných pracovníků. Při rozhovorech se zaměří na to jak samotní zaměstnanci vnímají a hodnotí výkonnost každého z 15 procesů.

Zaměstnanci jsou vedeni hodnotiteli a jsou jim poskytovány konkrétní příklady, pomocí kterých mohou ohodnotit, kde se firma v dané oblasti nachází. Při ukázkách se začíná nulou - téměř žádné řízení, velká nejistota - a končí příklady ze světové špičky - nejlepšími světovými firmami. Při pohovorech hodnotitelé citlivě vnímají poznámky a postřehy zaměstnanců, které stručně zaznamenají. Po zpracování jsou výsledky shrnuty do zprávy a přehledně graficky znázorněny tak, aby bylo vidět hodnocení výkonnosti každého z procesů ze strany manažerů a výkonných pracovníků zvlášť a byl zobrazen i rozptyl v hodnocení. Následně jsou prodiskutovány zejména ty oblasti, kde firma dosáhla nejslabších výsledků a důvody tohoto stavu. Diskuse je manažery vysoce ceněna, neboť spolu s výsledky představuje pomyslné zrcadlo, jenž si nastavili samotní zaměstnanci firmy. Dalším krokem obvykle bývá tzv. analýza mezer - stanovení toho, kam se chce firma ve vybraných oblastech dostat. Jsou vybrány nejslabší oblasti, u nichž se stanoví cíle a priority postupu zlepšování. Zlepšování lze provádět vlastními silami uvnitř organizace či přizvat konzultanty.

Oproti tomu tzv. plnorozsahové "ostré" hodnocení Omega trvá zpravidla týden a déle (podle velikosti firmy a složitosti podnikání). Na rozdíl od hodnocení Alfa, kde hodnocení výkonnosti procesů prováděli vlastní zaměstnanci, v tomto případě tři až čtyři hodnotitelé důkladně prověří skutečnou výkonnost každého z 15 procesů. Na základě výsledků je zpracováno kvantitativní hodnocení všech procesů a podprocesů. Před hodnocením je upřesněna jeho "náročnost", tedy do jaké úrovně náročnosti je vhodné vybrat hodnotící otázky (od 1 do 10, přičemž při úrovni 4 je organizace připravena na certifikaci podle ISO 9000). V průběhu hodnocení jsou prověřeny všechny procesy z hlediska jakosti, životního prostředí či bezpečnosti (technická, BOZP, informací). Hodnotí se, zda jsou stanoveny tzv. rizikové procesy a rizikový přístup k řízení. Základem tohoto přístupu je rozlišit co může podnikání výrazně ohrozit a co méně. Pokud existují rizika, která mohou podnikání ohrozit výrazně, musí se na ně adekvátně reagovat. Naopak procesům, jejichž selhání nemá tak vážný dopad, by organizace měla věnovat ne malou, ale pouze "přiměřenou" pozornost.

Velice důležitou oblastí, na kterou je třeba se v hodnocení zaměřit, je provázanost mezi podnikatelskou strategií, systémy řízení a cíli, které mají tyto systémy řízení podporovat a skutečnými přínosy z dosahování těchto cílů.

Výsledky Omega hodnocení se zaznamenávají a následně zpracovávají do souhrnné zprávy v rozsahu cca 50 - 60 stran. Výsledky jsou i v tomto případě graficky zpracovány pro jednotlivé procesy s ohledem na kvalitu, životní prostředí, bezpečnost a výsledky podnikání. Podstatnou částí zprávy je podrobný popis výsledků s určením silných stránek a hlavních podnětů ke zlepšení. Podle dohody s klientem se pak 15 až 20 nejdůležitějších zjištění vyhodnotí z hlediska jejich dopadu na kvalitu, životní prostředí, bezpečnost a fyzická aktiva. Stanoví se jejich rizikovost a provede se odhad relativních nákladů na jejich eliminaci. Zjištění, která představují velké riziko a je možno je eliminovat za nízkých nákladů, by měla být řešena okamžitě. Pro zjištění, která vyžadují vysoké náklady na eliminaci, je třeba zpracovat hlubší analýzu a projekt realizace zlepšení s příslušným stanovením priorit.

Takový přístup hodnotitele vyžaduje komunikaci s klientem již od začátku, proto je před hodnocením vhodné uspořádat workshop. Tam hodnotitelé managementu vysvětlí metodiku pro zjišťování kořenových příčin ztrát a principy jejich řízení, což je princip systému ISRS7.

ZÁVĚR

Systém ISRS7 umožňuje identifikovat silné stránky a poukáže na oblasti a příležitosti pro rozvoj tam, kde výkonnost nedosahuje očekávaných standardů. Zároveň je účinným nástrojem vnitřního a vnějšího benchmarkingu. Pomáhá organizaci najít klíčové vztahy mezi příčinami a následky a umožňuje tak cílené směřování zdrojů do těch oblastí řízení, které pro organizaci představují největší potenciální riziko. Systém ISRS7 poskytuje vedení organizace pokročilou podporu pro rozhodování a tím i návod pro dosažení a uplatňování strategických záměrů a jasné stanovení kvantitativních a kvalitativních cílů pro jejich dosažení.

ZDROJ:
Kramara, Juraj. Je vaše podnikání zdravé? In Modernirizeni.IHned.cz [online]. Praha : ECONOMIA, 2006 [cit. 02-11-2006]. Dostupný z WWW: <http://modernirizeni.ihned.cz/c4-10000545-19494920-600000_d-je-vase-podnikani-zdrave>.