Jak se připravit na kontroly OIP - část II.

Zaměstnavatelé se musí připravit na dokladování naplnění požadavků právních předpisů:

• k odměňování zaměstnanců, náhradě mzdy a náhradě výdajů zaměstnancům;
• ke stanovení pracovní doby a doby odpočinku;
• k zajištění bezpečnosti práce;
• k zajištění provozu technických zařízení, se zaměřením na vyhrazená technická zařízení;
• k zaměstnávání zaměstnankyň, mladistvých zaměstnanců a zaměstnanců pečujících o děti či osoby závislé na pomoci jiné fyzické osoby;
• upravujících výkon umělecké kulturní, sportovní a reklamní činnosti dětmi;
• upravujících péči o dítě v dětské skupině.

Je vhodné zdůraznit, že na úseku bezpečnosti a ochrany zdraví při práci lze od inspektorů OIP očekávat zaměření na kontrolu plnění požadavků vyplývajících ze zákoníku práce, ze zákona o bezpečnosti práce při provozování vyhrazených technických zařízení a ze zákona o ochraně veřejného zdraví. Zaměstnavatel nesmí zapomenout, že má odpovědnost za výkon práce všech svých zaměstnanců (de facto jakékoli pochybení zaměstnance je pochybením zaměstnavatele) a používání technických zařízení při výkonu práce, má odpovědnost za všechny osoby, které se s jeho vědomím zdržují na jeho pracovištích. V praxi to neznamená, že musí být informován o každém příchozím, v praxi to znamená, že daná osoba mohla volně vstoupit do prostor jeho firmy, že ji do firmy někdo ze zaměstnanců vpustil.

Zaměstnavatel musí vést dokumentaci k BOZP, do které například patří:

1. projektová dokumentace a kolaudační rozhodnutí

• obsahuje dokumentace objektu, např. podle § 3 vyhlášky č. 91/1993 Sb.,
• kolaudační rozhodnutí – viz § 230 odst. 1 zákona č. 283/2021 Sb.,

2. protokol o stanovení vnějších vlivů;

• potřebný pro provozování vyhrazených technických zařízení a elektrických zařízení,
• obsahuje komisionální posouzení podle ČSN 33 2000-5-51 ed. 3 Národní příloha NA,

3. stanovení zásad organizace BOZP – zpravidla „Směrnice BOZP“

• obsahuje stanovení organizace zabezpečení BOZP, minimálně:
  • definování rolí vedoucího organizace, jeho vedoucích zaměstnanců a ostatních zaměstnanců,
  • definování zásad tvorby, distribuce a přístupnosti dokumentace BOZP, s možným výčtem této dokumentace,
  • definování role odborně způsobilé osoby, jejího oprávnění,
  • stanovení organizace školení a odbornosti školitelů pro zaměstnance a zaměstnance jiných zaměstnavatelů či jiné osoby,
  • definování organizace kontrolní činnosti v oblasti BOZP,
  • definování role zástupců zaměstnanců pro BOZP či odborových zástupců.

4. dokumenty k organizaci bezpečné a zdraví neohrožující práce,

• požadavky jsou obsaženy např.:
  • v organizačních dokumentech – např. způsob organizace práce, čerpání bezpečnostních přestávek, provádění úklidu, údržby, ale i v různých přehledech (značek, signálů) apod.,
  • ve specifické dokumentaci – např. dokumentace o ochraně před výbuchem (ve smyslu nařízení vlády č. 406/2004 Sb.),
  • v konkrétních dokumentech provádění práce, např. pracovní postupy pro práci v laboratoři,
  • v provozní dokumentaci, návodech výrobce,
  • v různých provozních či havarijních řádech – např. řád skladu (ve smyslu čl. 4.4.1 ČSN 26 9030), místní řád pro plynová zařízení (ve smyslu čl. 18 ČSN 38 6405), provozní řád stacionárního zdroje znečištění (ve smyslu přílohy 12 k vyhlášce č. 415/2012 Sb.) nebo např. havarijního plánu (ve smyslu § 5 odst. 3 vyhlášky č. 450/2005 Sb.).

5. dokumenty o bezpečnostních a zdravotních charakteristikách látek, materiálů, technických zařízení – např.:

• bezpečnostní list [ve smyslu čl. 35 Nařízení (EU) č. 1907/2006],
• identifikační list nebezpečného odpadu (ve smyslu § 13 odst. 3 zákona č. 185/2001 Sb., s využitím přílohy č. 3 vyhlášky č. 383/2001 Sb.),
• návod výrobce.

6. dokumenty o bezpečném a zdraví neohrožujícím provozu technických zařízení – např.:

• průvodní dokumentace technických zařízení [ve smyslu § 2 písm. e) a § 4 nařízení vlády č. 378/2001 Sb.],
• provozní dokumentace technických zařízení [ve smyslu § 2 písm. f) a § 4 nařízení vlády č. 378/2001 Sb.],
• zprávy z revizí, protokoly o kontrole vyhrazených technických zařízení,
• provozní deník se záznamy o provozu, doplnění provozních kapalin, údržbě, opravách apod.,
• stanovení osob odpovědných za provoz vyhrazených technických zařízení – viz NV č. 190/2022 Sb. - § 8 písm. d); NV č. 191/2022 Sb. - § 14 odst. 3 písm. a); NV č. 192/2022 Sb. - § 8 odst. 4; NV č. 193/2022 Sb. - §7 odst. 4,
• řád/plán/harmonogram revizí a kontrol vyhrazených technických zařízení – viz NV č. 190/2022 Sb. - § 7 odst. 1; NV č. 191/2022 Sb. - § 22 odst. 1; NV č. 192/2022 Sb. - § 9 odst. 3,

7. dokumenty ze školení a z předávání informací a pokynů – např.:

• plán školení (přehled prováděných školení, perioda školení, skupina školených, odbornost školitele – školitel musí být kvalifikovaná osoba s vhodnými znalostmi školicího procesu a výcviku, vč. dovedností pro hodnocení dovedností a znalostí, jsou-li předmětem závěrečného přezkoušení),
• záznam ze školení s obsahovou stránkou školení a prezenční listinou,
• záznam z ověřování znalostí (je-li stanoveno),

8. záznam o poskytovaných informacích, sděleních a seznámeních (např. bezpečnostní opatření, bezpečnostní informace),
9. dokumenty vyhledávání a hodnocení nebezpečí a rizik a rizikových faktorů a přijímání preventivních opatření k jejich zamezení či snížení – i jako dílčí dokumenty, např.:

• identifikace nebezpečí, rizik a rizikových faktorů (na základě popisu pracovního prostředí, jeho dispozičního uspořádání, definování nebezpečných charakteristik používaných materiálů a zařízení),
• bližší definování rizikových faktorů a jejich míry,
• hodnocení rizik s výpočtem míry rizika, se stanovením zásad bezpečné práce a bezpečnostních opatření,
• návrh opatření ke snížení míry rizika či odstranění nebezpečí,
• hodnocení zbytkových rizik pro přidělení osobních ochranných pracovních prostředků a stanovení jejich vhodných druhů a typů,
• vyhodnocení podmínek pro přidělení mycích čisticích a dezinfekčních prostředků nebo ochranných nápojů,

10. dokumenty o provedení kategorizace práce, např.:

• protokoly z měření rizikových faktorů,
• protokol o odborném hodnocení,
• záznamy z (ergonomických) analytických metod,
• návrh zařazení prací podle kategorií,
• oznámení či žádost o zařazení prací do kategorií,
• rozhodnutí orgánu ochrany veřejného zdraví (KHS),

11. evidenční dokumenty k ochraně zdraví pracovníků – např.:

• evidence zaměstnanců (na rizikových pracovištích, v kontrolovaných pásmech, při čerpání bezpečnostních přestávek aj.),
• evidence zdrojů nebezpečí (evidence toxických látek, seznam nebezpečných látek aj.),

12. lhůtníky periodických činností na úseku provozu technických zařízení, školení, poskytování pracovnělékařských služeb, např.:

• plány údržby,
• plány školení,
• plány kontrol,
• plány/přehledy pracovnělékařských prohlídek,

13. záznamy o úrazech a nemocech z povolání:

• kniha úrazů s evidenčními záznamy úrazů zaměstnanců (nikoli žáků),
• záznam o úrazu,
• záznam o úrazu – hlášení změn,
• evidence zaměstnanců s uznanou nemocí z povolání,

14. doklady o výkonu kontroly, např.:

• zápis z (každoroční) prověrky BOZP – o minimálním obsahu:
  • záznam z kontrol technických zařízení (např. ve formě záznamu v provozním deníku technického zařízení),
  • zápis o kontrole provedené poskytovatelem pracovnělékařských služeb,
  • doklady o výkonu kontroly a opatření orgánů kontroly (např. OIP, KHS).

Protokol o kontrole a námitky proti zjištěním

Na konci každé kontroly musí být vyhotoven protokol o kontrole. Ten kromě označení kontrolujícího a kontrolovaného, přizvaných osob, označení právního předpisu pravomoci, označení předmětu kontroly, data vyhotovení a podpisu kontrolujícího, obsahuje především

• úkon, jímž byla kontrola zahájena, a den jeho provedení;
• poslední kontrolní úkon před vyhotovením protokolu a den jeho provedení;
• kontrolní zjištění: zjištěný stav, uvedení nedostatků a porušených právních předpisů, a podkladů, z nichž kontrolní zjištění vycházejí;
• poučení o možnosti podat námitky s uvedením lhůty pro jejich podání a komu se podávají.

Protokol o kontrole vyhotoví inspektor nejdéle do 30 dnů ode dne provedení posledního kontrolního úkonu (ve zvláště složitých případech do 60 dnů) a jeho stejnopis zasílá kontrolované osobě. Ta má možnost podat proti kontrolnímu zjištění námitku, a to do 15 dnů ode dne doručení, není-li v protokolu uvedena lhůta jiná (kratší).

Námitky může podat jen oprávněná osoba (statutární orgán), a to pouze písemnou formou, přičemž musí být zřejmé, proti jakému kontrolnímu zjištění směřují, a musí obsahovat odůvodnění nesouhlasu s kontrolním zjištěním. Nebude-li námitka vyhovovat těmto podmínkám, bude zamítnuta jako bezdůvodná. A zamítnuta bude i při jejím opožděném podání.

Námitky posuzuje inspektor provádějící kontrolu (vedoucí kontrolní skupiny inspektorů) do 7 dnů ode dne jejich doručení. Nevyhoví-li námitkám, vyřídí je vedoucí inspektor (vedoucí OIP) ve lhůtě do 30 dnů ode dne doručení (ve zvláště složitých případech do 60 dnů, přičemž o prodloužení kontrolovanou osobu předem vyrozumí). Vedoucí inspektor může námitce vyhovět, nebo jen částečně vyhovět, nebo ji může zamítnout.

Jestliže je do vyřízení námitek ke zjištěním v protokolu zahájeno s kontrolovanou osobou správní řízení o uložení sankce nebo opatření k nápravě v souvislosti se zjištěními, může vedoucí OIP souhlasit s jejich vyřízením v rámci tohoto řízení.

Z výše uvedeného je zřejmé, že oprávnění inspektorů je značné a že mají dostatek legislativní opory k provedení kontroly a vymožení nápravy zjištěného stavu. Mějme prosím na mysli, že tato oprávnění chrání zdraví a životy zaměstnanců, že nejsou samoúčelná. Inspektoři OIP jsou si toho vědomi a nemají potřebu svých pravomocí jakkoli zneužívat.

Ze strany kontrolované osoby je vhodné si uvědomit, že inspektoři jsou také jen lidé, ať jsou při výkonu kontroly jakkoli komisní. A lidé vnímají (a na průběhu kontroly se to logicky odráží), jak se s nimi jedná (otevřenost, upřímnost), jak jednají lidé na pracovišti mezi sebou (kolegiálnost, vztahy), jak pracoviště (kontrolovaná činnost, kontrolovaný předmět) vypadá.

Bylo by nešťastné nechat inspektora OIP ovlivnit negativními vjemy, jakkoli by výsledek kontroly byl pozitivní (nebylo shledáno nedostatků či spíše vážnějších nedostatků). Protože negativní vjemy by mohly takový pozitivní výsledek kontroly zcela zbytečně zreslit.