Jak se připravit na kontroly OIP - část I.

Vzhledem ke skutečnosti, že je kontrolní orgán oprávněn opatřovat si podklady ještě před zahájením kontroly na místě, tj. posuzuje, zda je nutné zahájit a provést kontrolu, je nejlepší možností, jak se připravit na kontrolu OIP ta, že se OIP neposkytne taková příležitost. Tj. plní se pracovní úkoly bez významnějších problémů jak v oblasti bezpečného výkonu pracovních činností, tak v oblasti provozování technických zařízení či při dodržování požadavků na zakázané práce a nastavené hygienické limity – ochrany zdraví, bez problémů v rámci vztahových otázek na pracovišti, a pochopitelně i v samotném zaměstnávání zaměstnanců a jejich odměňování.

Je vhodné také zmínit, že kontrolu nemusí vést jen jeden inspektor, ale může být ustanoven tým inspektorů s vedoucím týmu v čele.

Co očekávat při zahájení kontroly

Pomineme-li možnost, že by inspektor jel okolo budovy zaměstnavatele, viděl nějakou nepravost, zastavil a ihned zahájil kontrolu (to by zřejmě udělal, kdyby například viděl nějakého pracovníka při mytí oken stát na vnějším parapetu okna), je výkon kontroly otázkou předchozího procesu plánování, a to buď na základě hodnocení nějakých ukazatelů (např. nehody na pracovišti, smrtelné pracovní úrazy), státem vyhlášených kampaní (za bezpečnost ve stavebnictví, za zlepšení podmínek v nějakých službách apod.) či přijatých podnětů (od fyzických osob). Každý kontrolní orgán je tak ke kontrole pověřen vedoucím OIP. 

Předložení tohoto pověření společně s průkazem inspektora je prvním kontrolním úkonem inspektora při zahájení kontroly. 

Kontrolní orgán není povinen oznamovat kontrolované straně, proč kontrolu vykonává, a je zbytečné se jej na to ptát. Je vhodné spíše zvolit metodu spolupráce a vyptávání nechat na inspektorovi. Jedna z jeho prvních otázek je, zda je přítomen statutární orgán (ředitel/ka, jednatel/ka) a zda jsou přítomny odbory, jejichž zástupci se zahájení kontroly oznamuje. Odborová organizace má totiž ve smyslu ustanovení zákoníku práce právo přednášet své připomínky v rámci výkonu kontroly. Nepřítomnost statutárního orgánu či zástupce odborové organizace, popř. zástupce zaměstnanců pro BOZP, není na překážku a kontrola může pokračovat. Inspektor se pak nechá doprovázet buď první osobou, které se představil, či jinou osobou, která se mu v průběhu výkonu kontroly věnuje. Inspektor zároveň musí umožnit přítomnost zástupci kontrolované osoby účastnit se kontrolních úkonů při výkonu kontroly na místě, nebrání-li to splnění účelu nebo provedení kontroly. Není tak možné, aby inspektor prováděl kontrolu osamoceně! 

Tím kontrolovaná osoba splní svoji povinnost vytvořit podmínky pro výkon kontroly (inspektorovi je umožněn přístup do všech vyžádaných prostor, pochopitelně s dodržením všech bezpečnostních a hygienických zásad, např. vstup na riziková pracoviště či do kontrolovaných pásem) a poskytovat mu součinnost (bude-li inspektor v souladu s oprávněním požadovat provedení nějakého úkonu, předložení nějaké dokumentace, možnost okopírování části dokumentace apod.). K povinnostem kontrolované osoby pak pochopitelně patří i včasné podání písemné zprávy o odstranění nedostatků či přijetí preventivních opatření podle postřehů inspektora. 

Kontrolovaná osoba má pochopitelně i práva. Vedle práva na předložení pověření ke kontrole a dalšího dokumentu, který dokládá, že se jedná o osobu uvedenou v pověření ke kontrole, jde o právo namítat podjatost inspektora či přizvané osoby; právo obeznámit se s obsahem protokolu o kontrole nebo právo podávat námitky proti jednotlivým zjištěním.

Kontrolní orgán může:

• pověřit a poučit „přizvané osoby“;
• vstoupit do všech prostor kontrolovaného s výjimkou obydlí, není-li používáno k provozované činnosti (např. úložný prostor firemních věcí v soukromém prostoru; nikoli však home-officové pracoviště zaměstnance!) – v tom případě má kontrolovaná osoba povinnost umožnění vstupu!;
• požádat o prokázání totožnosti kontrolované fyzické osoby;
• provádět kontrolní nákupy, odběr vzorků (o odběru vystavuje potvrzení, za nevrácené vzorky se poskytuje finanční náhrada), měření, sledování;
• konat prohlídky a zkoušky;
• požadovat poskytnutí údajů, dokumentů a věcí;
• pořizovat obrazové a zvukové záznamy;
• užít technické prostředky kontrolovaného (např. požádá o připojení k tiskárně apod.);
• vyžadovat součinnost kontrolovaného (její poskytnutí je základní povinností kontrolovaného).

Oprávnění inspektora podle zákona o inspekci práce

Vedle oprávnění uvedených v kontrolním řádu, která platí pro všechny kontrolní orgány, mají inspektoři OIP další oprávnění, která vyplývají ze zákona o inspekci práce a která již uvedená některá oprávnění upřesňují či nově zavádějí. Mezi zákonem uvedená oprávnění patří:

• vykonávat kontrolu;
• požadovat prokázání totožnosti kontrolované fyzické osoby;
• nařizovat provedení měření, prohlídek, zkoušek nebo revizí v případech hodných zvláštního zřetele, popřípadě nebezpečí hrozícího z prodlení;
• dotazovat se zaměstnanců, zástupce příslušného odborového orgánu nebo zástupce pro oblast BOZP na záležitosti související s vykonávanou kontrolou;
• nařizovat zachování místa úrazového děje v původním stavu;
• vydat rozhodnutí o zákazu
  • používání objektů, pracovišť, výrobních, pracovních prostředků nebo zařízení, látek nebo materiálů,
  • pracovních nebo technologických postupů, vykonávání prací nebo činností, které bezprostředně ohrožují bezpečnost zaměstnanců nebo dalších osob, a to až do doby odstranění závady (s výjimkou pevných trakčních zařízení a trakčních vozidel na drahách a ve veřejné silniční dopravě, lodí a letadel),
    • za tím účelem může inspektor nařídit všem přítomným osobám opuštění nebezpečných prostor,
    • rozhodnutí lze oznámit ústně, hrozí-li nebezpečí z prodlení; odvolání nemá odkladný účinek (písemně oznámeno kontrolované osobě bez zbytečného odkladu po dni oznámení ústního rozhodnutí; dílčí protokol),
  • práce přesčas, práce v noci, práce zaměstnankyň a mladistvých zaměstnanců, je-li vykonávána v rozporu se zvláštním právním předpisem;
• ukládat opatření k odstranění nedostatků a určovat přiměřené lhůty k odstranění;
• navrhovat potřebná technická a jiná opatření;
• vyzvat kontrolovaného k dostavení se na OIP k poskytnutí údajů, dokumentů a věcí, k projednání výsledků kontroly.

Inspektoři OIP provádí kontrolu nejen samotné oblasti bezpečnosti práce, ale i pracovněprávních vztahů. Jejich kontrola tak může být obšírná, či jen úzce zaměřená.

V další části bude uvedeno, jaké doklady si musí zaměstnavatelé připravit a jakou dokumentaci musí v podniku vést, bude zmíněn protokol o kontrole a námitky proti zjištěním.