Jak dlouho uchovávat dokumenty BOZP?

Než však začneme hledat odpovědi, je nutné si objasnit několik základních pojmů, které se v praxi mnohdy zaměňují a v důsledku toho vznikají nejasnosti.

Spisová služba – činnosti při nakládání s dokumenty [příjem dokumentu nebo vyhotovení vlastního dokumentu, vytvoření a vyřízení spisu (složka dokumentů k jedné věci, například k pracovnímu úrazu jedné osoby), uložení spisu v registratuře (příruční skříni na oddělení) a následně ve spisovně, skartace, předání do archivu nebo skartování];

spisovna – místo pro uložení všech spisů do doby jejich skartace;

skartace – vytřídění nepotřebných spisů ze všech spisů uložených ve spisovně nebo registratuře či v počítači, tzn. spisů, kterým skončila skartační lhůta;

archivace – trvalé uložení vybrané části spisů (asi 3 až 5 % spisů) do archivu, z kterých se tak stávají archiválie (trvale uchovávané spisy);

skartování – fyzická likvidace nepotřebných spisů.

Zákon o archivnictví a spisové službě

Pro hledání odpovědí na výše uvedené otázky je nezbytné zaměstnavatele rozdělit do dvou základních skupin. Tu první tvoří ti, na které se vztahuje povinnost zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů, vést spisovou službu. Ostatní tvoří druhou skupinu.

Do první skupiny patří organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, státní příspěvkové organizace, státní podniky, vysoké školy, zdravotní pojišťovny, veřejně výzkumné instituce, právnické osoby zřízené zákonem, kraje, hlavní město Praha, obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem, městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působností obce se stavebním nebo matričním úřadem. Tito tzv. určení původci, jakož i další subjekty uvedené v § 63 odst. 2 výše uvedeného zákona (neuvedené obce, školy atd.) jsou povinni vykonávat spisovou službu. V jejím rámci musí mít vytvořena svá pravidla pro uchování dokumentů, jež se týkají i dokumentace BOZP.

V rámci těchto pravidel si stanoví, po jak dlouhou dobu musí být jednotlivé dokumenty uchovány – skartační lhůta (dříve nesmí být zničeny). Jako vzor pro stanovení jednotlivých lhůt jim slouží nezávazný Typový skartační rejstřík. Rejstřík uvádí v rámci skartačních znaků doporučenou dobu (lhůtu) po kterou mají být jednotlivé dokumenty uchovány. Skartační znak tvoří písmeno a číslice. Písmeno uvádí způsob, jak má být se spisem naloženo [A – archivace, S – skartování, V – výběr, tzn. po ukončení skartační lhůty rozhodnout, zda A nebo S (skartační znak se na spis uvádí v rámci jeho vyřízení)] a číslice počet roků skartační lhůty, která začíná běžet 1. ledna následujícího roku po vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu.

Typový skartační rejstřík obsahuje též dokumenty bezpečnosti práce. Například pro hlášení o pracovních úrazech uvádí pro smrtelné a těžké „A“ a pro lehké „S5“, pro komplexní prověrky BOZP „A“, pro částečné „S5“, pro školení BOZP „S5“. Jak již bylo uvedeno, nejedná se o závazné údaje a záleží na každém zaměstnavateli, jaké lhůty si stanoví ve svém Spisovém a skartačním řádu, jenž je povinen zpracovat. Ten je pro něj základním dokumentem spisové služby. Může si například stanovit následující hodnoty:

• vlastní předpisy o BOZP - A5 (po pěti letech předat do archivu k trvalému uložení)
• školení o BOZP - S5 [po pěti letech skartovat (fyzicky zlikvidovat)]
• protokoly o komplexních prověrkách - A5
• evidence úrazů a nemocí z povolání - A5
• požární předpisy, řády a směrnice - A5
• klasifikace objektů a zařízení z hlediska požární ochrany - A10
• požární kniha - S5 (po pěti letech, počínaje 1. lednem roku následujícího po posledním zápisu, skartovat).

Avšak může si například u požární knihy stanovit A5. To zcela záleží na zaměstnavateli. Já osobně doporučuji nezapomínat využívat „výběr“, například u tzv. závažných pracovních úrazů (s hospitalizací delší než pět dnů). Také je nutné zohlednit, zda se jedná o tzv. prvotisk nebo vícetisk dokumentu. V praxi to znamená, že pro jednotlivé výtisky téhož dokumentu mohou být stanoveny různé skartační znaky (například jako archiválie se uloží pouze výtisk z útvaru, kde dokument vznikl, ostatní jsou „S“ s poznámkou vícetisk).

Ostatní zaměstnavatelé

Druhá skupina zaměstnavatelů, která není vázána povinností vést spisovou službu ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů, má téměř libovolnou možnost pro ukládání dokumentů.

Některých zaměstnavatelů spadajících do této skupiny se může týkat povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií ve smyslu již několikrát zmíněného zákona, která se může dotknout i oblasti BOZP (zprávy z auditů). Dále je nutné mít na zřeteli, že lhůty pro uchování jednotlivých dokumentů stanovují i další právní předpisy, které se mohou této skupiny zaměstnavatelů týkat. Je-li jednotlivý dokument BOZP součástí spisu, například doklad o absolvování školení součástí osobního spisu zaměstnance, vztahuje se na něj skartační lhůta stanovená pro celý spis.

Lhůty stanovené právními předpisy

V některých případech je právním předpisem stanovena lhůta uchování dokumentů dokládajících plnění požadavků zajištění BOZP. Jedním z těchto případu je evidence rizikové práce, která je upravena v § 40 zákona č. 258/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Součástí je i stanovení doby, po kterou musí být evidence uložena od doby ukončení expozice. Základní doba je deset let. Avšak v případech práce:

• s chemickými karcinogeny nebo mutageny stanovenými zvláštním právním předpisem,
• s azbestem,
• v riziku fibrogenního prachu,
• s biologickými činiteli, které mohou vyvolat latentní onemocnění, onemocnění, která mají velmi dlouhou inkubační dobu nebo způsobují onemocnění, která se opakovaně projevují remisemi či mohou mít závažné následky, je lhůta stanovena na čtyřicet let.

Dále právní předpis upravuje lhůtu uchování písemného záznamu o provedení školení a proškolení zaměstnanců, kteří vykonávají jednotlivé činnosti v rámci nakládání s nebezpečnými chemickými látkami a chemickými směsmi klasifikovanými jako vysoce toxické ve smyslu § 44a odst. 3 zákona č. 258/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Právnická osoba nebo podnikající fyzická osoba je povinna jej uchovávat po dobu 3 let (§ 44a odst. 6 uvedeného zákona).

Na dokumenty se mohou vztahovat i lhůty uvedené v jiných právních předpisech, než řešících BOZP. Může se jednat například o lhůtu stanovenou pro účetní doklady (5 let) nebo o záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění, kde je stanovena lhůta 30 let (záznamy o pracovních úrazech a o nemocech z povolání – § 35a odst. 4 zákona č. 582/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů – výtisk uložený ve mzdové účtárně nebo osobním spisu zaměstnance).

Ochrana osobních údajů

S problematikou uchování dokumentů dokládajících plnění povinností při zajišťování BOZP úzce souvisí problematika ochrany osobních údajů. Nové evropské nařízení GDPR, které nabude účinnosti 25. května 2018, se dotkne i této oblasti. Každý zaměstnavatel bude muset mimo jiné i vyhodnotit potřebu uchování dokumentů z pohledu ochrany osobních údajů. Mám tím na mysli, aby jím stanovená lhůta nebyla příliš dlouhá, tedy nebyla nad oprávněný rámec potřeby zaměstnavatele (zohlednění tříleté promlčecí lhůty apod.).

Závěrem

Dnes, až na výjimky, neexistují právním předpisem stanovené lhůty pro uchování jednotlivých dokumentů BOZP. Je jen na zaměstnavateli, po jakou dobu je bude uchovávat. Měl by přitom zohledňovat svou potřebu prokázat plnění zákonné povinnosti zajištění BOZP, a to nejen kontrolním orgánům, ale i například pojišťovně nebo soudu (aby se nedostal do důkazní nouze). Zároveň s tím musí zohlednit oprávněnou ochranu osobních údajů zaměstnanců.