Inteligentní elektronické formuláře

Česká softwarová firma Software602 způsobila malou revoluci ve vyplňování formulářů všeho druhu. Na úřadech i ve firmách totiž zavádí namísto papírových formulářů, dokumentů kancelářského balíku, nebo jednorázově naprogramovaných webových dotazníků univerzální systém 602XML. Ten spočívá v jednotném vytváření a vyplňování formulářů, jejich jednoduchém přenosu po internetu, vysoké věrnosti papírové předloze při tisku na papír a vždy dostupném převodu do univerzálního formátu PDF.

Formuláře vždy slouží ke sběru dat. Cílem systému 602XML je tento sběr dat maximálně zjednodušit, zlevnit, zaručit vždy stejnou podobu formulářů a již vytvořené formuláře učinit použitelnými pro další podobné případy. Není asi potřeba vyjmenovávat výhody elektronických formulářů oproti papírovým formulářům. Bohužel, i formuláře textového editoru, tabulky a webové dotazníky jsou často neohrabané a neefektivní, zejména při přenosu dat do podnikového informačního systému. Vyžadují opakované ruční zadávání údajů, které vede ke zvýšené chybovosti, nutnosti opětovných kontrol, oprav zadávaných dat a ztrátě efektivnosti.

Jak tedy funguje moderní systém pro sběr dat? Uživatel si přes internet zdarma stáhne jednoduchý program 602XML Filler, který mu umožní s formuláři pracovat. Výhodou je, že částečně vyplněný formulář může uživatel kdykoli v průběhu vyplňování uložit do paměti počítače a vrátit se k němu později. Program při vyplňování kontroluje data v jednotlivých polích a jednoduše neumožní dokončit vyplňování, dokud není formulář vyplněn správně a úplně. Po vyplnění formuláře je možné jej vytisknout, a to přesně v zákonem požadovaném formátu, nebo podepsat elektronickým podpisem a poslat k dalšímu zpracování elektronicky. Samozřejmostí je také export do formátu PDF.

Kde se formuláře 602XML vezmou? Firma Software602 nebo její partner zhotoví a dodá sadu formulářů šitou na míru požadavkům zákazníka. Ten v rámci zakoupené licence získá i editor 602XML Designer, sloužící k případným úpravám či pro vytváření nových formulářů.

Univerzální prostředí XML zaručuje použití dat získaných z formuláře v mnoha různých podnikových systémech. Odborným jazykem by se řeklo, že systém 602XML plní roli významného integračního prvku napříč různými systémy v organizaci. Jednoduše řečeno, formuláře XML rozumí řeči mnoha ostatních systémů a systémy zase dobře rozumí XML formulářům.

602XML je dobře připraveno na e-government, tedy na elektronickou interakci státních a veřejných institucí s občany a firmami. Formuláře se napojují například na transakční systém Portálu veřejné správy, a proto je možné prostřednictvím formulářů 602XML již dnes přímo komunikovat např. s Českou správou sociálního zabezpečení.Formuláře 602XML byly využity v mnoha významných projektech. Pojďme se podívat na jejich nejzajímavějších nasazení.

Při povinném zveřejňování každé zakázky na tzv. Centrální adrese České pošty - www.centralniadresa.cz může každý zadavatel místo papírových formulářů použít sadu elektronických formulářů 602XML, které jemu i České poště zjednodušují a urychlují práci. Systém je v provozu od května 2004 a nyní jej využívá 96 procent všech zadavatelů veřejných zakázek.

Elektronická evidence formulářů pro podnikatele je v provozu na portálu BusinessInfo.cz - na adrese www.businessinfo.cz. Služba je určena pro elektronickou evidenci formulářů a žádostí používaných podnikateli při styku s úřady. Hlavním přínosem je bezpečné elektronické uložení dokončených i rozpracovaných formulářů na uživatelském účtu s možností přístupu odkudkoli přes internet. Interaktivní formuláře využívají na klientské straně formuláře a aplikaci 602XML.

602XML Filler od letošního roku usnadňuje také vyplnění a podání přehledu o příjmech a výdajích všem osobám samostatně výdělečně činným – OSVČ, dokonce jim sám vypočte vyměřovací základ za rok 2005 a výši zálohy na tento rok. Formulář pro přehled najdete na webu České správy sociálního zabezpečení – www.cssz.cz. Vedle něj jsou na stránkách dostupné i další formuláře, přihláška/odhláška nemocenského pojištění a evidenční list důchodového pojištění. Formuláře nejen že kontrolují správnost a úplnost vyplňovaných údajů, ale umožňují i elektronické podání na transakční část Portálu veřejné správy. Jedná se o jeden z prvních úspěšných příkladů plně elektronické interakce úřadu s občany a firmami.

Formuláře potřebné pro styk podnikatelů s obchodním rejstříkem naleznou podnikatelé na webu Ministerstva spravedlnosti – www.justice.cz . Při jejich vyplňování v 602XML Filler použít i rozsáhlé kontextové nápovědy a datových kontrol.

Výhody nasazení elektronických formulářů by mohlo bez pochyby přinést také v oblasti BOZP. Formuláře by s výhodou nahradily platné tiskopisy z oblasti BOZP, zejména formuláře, jakými jsou například Záznam o úrazu, Rozhodnutí o odškodnění pracovního úrazu, Protokol o svědecké výpovědi, Záznam o školním úrazu  aj. Přínosem by bylo elektronické vyplnění v bezplatné aplikaci s přímým napojením na systém elektronické evidence dat, větší přesnost získávaných dat, a v neposlední řadě i přesná shoda s papírovými tiskopisy při tisku na papír.

Pokud vás zajímá, jak by mohlo vypadat například vyplňování Záznamu o úrazu za pomoci výše zmíněných formulářů, podívejte se na tuto animovanou ukázku.