Informace vyžadované zaměstnavatelem před vznikem a během trvání pracovněprávního vztahu

Právní úprava rozlišuje postup zaměstnavatele před vznikem a během trvání pracovněprávního vztahu zaměstnance. Postup před vznikem pracovněprávního vztahu upravuje především ustanovení § 12 odst. 2 zákona o zaměstnanosti, které stanoví, že “zaměstnavatel nesmí při výběru zaměstnanců vyžadovat informace týkající se národnosti, rasového nebo etnického původu, politických postojů, členství v odborových organizacích, náboženství, filozofického přesvědčení, sexuální orientace, není-li jejich vyžadování v souladu s antidiskriminačním zákonem“.

Toto opatření má za účel předejít diskriminaci uchazečů o zaměstnání a zaměstnanců z některého z uvedených důvodů. Dále zaměstnavatel nesmí vyžadovat informace, které odporují dobrým mravům, a osobní údaje, které neslouží k plnění povinností zaměstnavatele stanovených zvláštním právním předpisem (např. zákonný požadavek trestněprávní bezúhonnosti, povinnosti zaměstnavatelů při zaměstnávání cizinců). Osobní údaj definuje předpis Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (anglicky General Data Protection Regulation, dále jen „nařízení GDPR“) jako „všechny informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby“. Ustanovení § 12 odst. 2 zákona o zaměstnanosti a informace v něm uvedené, které zaměstnavatel nesmí vyžadovat, koresponduje s článkem 9 odst. 1 nařízení GDPR. Tento článek rovněž zakazuje zpracování takových informací a označuje je jako kategorii zvláštních osobních údajů. U uchazečů o zaměstnání a u zaměstnanců tak budou osobními údaji především jméno, trvalé bydliště, pohlaví, věk, datum narození, emailová adresa (pokud obsahuje jméno), osobní stav, zdravotní znevýhodnění atd.

Vyžadování informací od zaměstnanců během trvání pracovněprávního vztahu upravuje ustanovení § 316 odst. 4 zákoníku práce a rozlišuje dvě varianty. První z nich je druh informací, které zaměstnavatel nesmí vyžadovat, a jsou to takové informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce a se základním pracovněprávním vztahem. Nesmí vyžadovat informace zejména o sexuální orientaci, původu, členství v odborové organizaci, členství v politických stranách nebo hnutích, příslušnosti k církvi nebo náboženské společnosti. Vyžadování takových informací by bylo zároveň v rozporu s čl. 5 odst. 1 písm. c) nařízení GDPR, kde se uvádí, že zpracování osobních údajů musí být přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány.

Druhou variantou je situace, kdy je dán relevantní důvod a zaměstnavatel potřebuje a může vyžadovat informace ohledně těhotenství, rodinných a majetkových poměrů a trestněprávní bezúhonnosti. Děje se tak například z důvodu zákazu výkonu některých prací ohrožujících těhotenství, možnosti daňového zvýhodnění zaměstnanců a z důvodu požadavku trestní bezúhonnosti u některých profesí. Zapotřebí je též zmínit ustanovení § 312 odst. 1 zákoníku práce, které říká, že zaměstnavatel je oprávněn vést osobní spis zaměstnance, který může obsahovat jen písemnosti nezbytné pro výkon práce. Takový postup zaměstnavatele by byl zároveň v souladu s čl. 5 odst. 1 písm. b) nařízení GDPR, kde se uvádí, že osobní údaje musí být shromažďovány pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a nesmějí být dále zpracovávány způsobem, který je s těmito účely neslučitelný. Může tedy nastat situace, kdy uchazeč o zaměstnání sám z vlastní iniciativy zašle svému budoucímu zaměstnavateli životopis obsahující informace, které nejsou nezbytné pro výkon příslušené profese. Takový životopis potom není možné zařadit do osobního spisu zaměstnance. V případě, pokud zaměstnavatel vyžaduje od zaměstnance informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce, hrozí mu dle zákona o inspekci práce sankce do výše 100 000 Kč.