Uchovávání dokumentů v souvislosti s BOZP

Jak dlouho se mají archivovat níže uvedené dokumenty? Je možné vést dokumentaci elektronicky, např. na tabletu, kde by se vyplnil dokument stejně jako písemně, jmenovaný by se podepsal a vše by se uložilo na serveru? Jde o tyto dokumenty:

1. záznam o seznámení s bezpečnostními pokyny pro návštěvy;
   
2. záznam o provedeném dechovém vyšetření;
   
3. bezpečnostní pokyny pro návštěvy.

Pokud jde o uchovávání Vámi uváděných dokumentů, je třeba vycházet z obecně stanovených pravidel a lhůt pro pracovněprávní účely, neboť speciálně pro uváděné doklady lhůty k jejich uchovávání stanoveny nejsou. Jde-li o údaje týkající se zaměstnance, mezi něž patří i doklady seznámení a školení o bezpečnosti a ochraně zdraví při práci, je povinen zaměstnavatel vést o tom evidenci a dokumentaci např. v osobním spisu zaměstnance, případně v samostatné evidenci. Takové údaje je zaměstnavatel povinen uchovávat po celou dobu trvání pracovněprávního vztahu. Sem patří i záznamy o provedeném dechovém vyšetření. Dokumenty o BOZP pro návštěvy na pracovišti a lhůty pro jejich uchovávání může určit zaměstnavatel vnitřními předpisy. Doporučuji určit lhůty na 2 až 3 roky s ohledem na případné spory o náhradu škody ze strany návštěvy na pracovišti.

Veškeré dokumenty opatřené vlastním podpisem musí být vedeny v listinné podobě, pokud není osoba návštěvy vybavena elektronickým podpisem. Vedle toho může zaměstnavatel vést evidenci na technických nosičích, popř. na serveru.