Pravidla pro používání razítek a podepisování dokumentů

Návrh novely zákona č. 309/2006 Sb. (zákon o zajištění dalších podmínek bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, ve znění pozdějších předpisů), který je před projednáním v Senátu Parlamentu České republiky, má mimo jiné odborně způsobilým osobám k zajišťování úkolů v prevenci rizik (dále jen „OZO“) a koordinátorům BOZP na staveništích (dále jen „koordinátor“) stanovit:

a) vést písemně chronologický seznam smluvních vztahů o výkonu své činnosti jako OZO a koordinátora, který opatřuje svým jménem a vlastnoručním podpisem,

b) opatřovat zpracované dokumenty související s výkonem své činnosti, jako OZO a koordinátora, svým jménem a vlastnoručním podpisem (dokumenty, jak je uvedeno v důvodové zprávě k navrhované novele, jsou myšleny například návrh obsahu školení [osnova], návrh místního bezpečnostního předpisu, návrh seznamu poskytovaných OOPP; tedy zcela správně návrhy, nikoliv zaměstnavatelem schválená a vydaná znění dokumentů),

c) oznamovat Ministerstvu práce a sociálních věcí změny údajů uváděných v evidenci OZO a koordinátorů do 15 dnů od jejich vzniku.

Za nesplnění některé z těchto povinností by mělo být umožněno jim udělit pokutu až do výše 300 000 Kč (související novela zákona č. 251/2005 Sb., zákon o inspekci práce, ve znění pozdějších předpisů).

Povinnosti uvedené pod písmeny a) a b) je v části „opatřovat je svým jménem“ možné splnit různými způsoby, například vypsáním jména a příjmení na dokumentu při jeho tvorbě počítačem. Také je možné použít razítko, a to bez ohledu na to, zda je činnost vykonávána v pracovněprávním vztahu nebo v obchodním vztahu (zajištění BOZP dodavatelsky). Je vhodné, když razítko obsahuje i číslo odborné způsobilosti (v tom případě je nutné počítat s tím, že po úspěšném absolvování periodické zkoušky z odborné způsobilosti je nezbytné razítko „aktualizovat“, tedy nechat si zhotovit nové, neboť razítko by mělo dokládat platnost kvalifikace, nikoliv dlouhodobost jejího získání),

OZO, ani koordinátor, nejsou a ani nebudou povinni razítko používat (k splnění zákonné povinnosti a tím vyhnutí se sankčnímu postihu jim postačí jméno uvést a to bez ohledu na způsob uvedení). V poslední době se však některé OZO zajímaly o oprávněnost používat tzv. kulaté razítko uvádějící jejich jméno a číslo odborné způsobilosti. Také vyslovily přání, zda by toto razítko bylo možné získat od společnosti, u které úspěšně složily zkoušku (akreditované společnosti). Jedna z nich jim vyšla vstříc a již dnes je nabízí za zvýhodněné ceny.

Pro používání razítka platí některá závazná a některá nezávazná, avšak běžně akceptovaná pravidla (doporučená [stanovená v technické normě] a dále tzv. zvyková), jež postupně vznikala v průběhu času a jejichž dodržování se považuje za profesionální přístup k tvorbě dokumentů. Uveďme si v krátkosti něco o nich, a to nejen ve vztahu k plnění navrhovaných povinností (použití jmenovek), ale obecně o použití razítek, tedy i firemních, a podepisování dokumentů.

Tvar razítka a jeho další náležitosti

Při zadávání tvorby razítka jedním z důležitých parametrů je jeho tvar. Žádný právní, ani jiný, předpis neomezuje držitele razítka, jaký tvar jeho razítko má mít. Může tedy být klasického tvaru (obdélníkové [podélné], kruhové [kulaté]) nebo atypického (například elipsovité, trojúhelníkové či čtvercové). Nedoporučuje se, aby mělo tvar shodný se specifickým tvarem loga.

Na významnost razítka nemá jeho tvar vliv. Všechny tvary jsou si z tohoto pohledu rovny. Mnohdy však je kulaté razítko, které již jen z důvodu tvaru je považováno za úřední, tedy mající vyšší vážnost, mylně považováno za nadřazené podélnému. Tento tvar razítku nepropůjčuje větší význam, ale pouze jej podle tzv. zvykového pravidla předurčuje k použití na významnějších dokumentech. Přitom však, bude-li na nich použito razítko podélné, má listina, jakož i razítko, právní význam stejný. Rozdíl je pouze v úrovni kultury zpracování dokumentu.

Obdobně to platí o barvě otisku razítka. Žádný předpis nestanovuje, že některá barva značí větší významnost razítka. Přesto v povědomí lidí existuje jistá hierarchie – modrá a černá barva jsou na stejné úrovni, zelená je významnější a červená nejvýznamnější (má to jisté historické kořeny, neboť používání razítek navázalo na používání pečetí, jejichž použitá barva měla svůj význam).

V jednom případě je však důležité dodržet správnou barvu otisku razítka. Jedná se o otisky razítek na poštovní obálku. Adresa odesílatele může být uvedena otiskem razítka. Pouze však černé barvy. Stejně to platí pro údaje o způsobu vypravení a doručení (Doporučeně, Letecky, Do vlastních rukou atd.).

Držitel razítka také není omezen v tom, zda si nechá zhotovit razítko orámované nebo neorámované. Uvádí se, že orámované razítko vyjadřuje ohraničenost, uzavřenost vůči vnějšímu světu. Proto se doporučuje, aby firmy, které nabízejí své služby nebo zboží používaly razítka neorámovaná, zdůrazňující tak svou otevřenost ke klientům (rozhodnutí je však plně na nich). Naopak u orámovaného razítka rámeček prý zlepšuje kvalitu otisku. Také užití dalších prvků, jejich uspořádání, velikost a druh (font) použitého písma (vhodnější je bezpatkové), to vše, až na jednu výjimku uvedenou dále, je zcela na libovůli držitele razítka.

Kulatá razítka mají být vždy na obvodu ohraničena (orámována). Mohou být ohraničena i pod textem, který je uveden po obvodu razítka, ale většinou se to nepoužívá. Tento text nemá být psán v jednom celku po celém obvodu, ale má být rozdělen do dvou půlkruhů, aby byl snáze čitelný po otisku razítka. Ve středu razítka muže být uvedeno cokoliv, například číslo odborné způsobilosti, logo firmy, kromě jedné výjimky.

Závazné požadavky na razítko

Pro tvorbu razítka OZO a koordinátora existují některá omezení. Obecně lze říci, že nesmějí mít razítko kulaté se státním znakem uprostřed. Budeme-li to specifikovat, tak jejich razítko nesmí splňovat požadavky uvedené pro:

• úřední razítko (zákon č. 352/2001 Sb., ve znění pozdějších předpisů) – kulaté razítko o některém v právním předpise stanoveném průměru s malým státním znakem uprostřed,
• tzv. autorizační razítko (zákon č. 360/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů),
• razítko odpovědného řešitele geologických prací (zákon č. 62/1988 Sb., ve znění pozdějších předpisů).

Vždy se jedná o razítko se státním znakem České republiky. Tato razítka mají „vyšší váhu“, tedy významnost, oproti všem ostatním razítkům (tato razítka jsou významově nadřazena nejen podélným razítkům). Není rozhodující tvar razítka, ani barva jeho otisku, ale oprávněnost použít v razítku státní znak.

Pravidla pro použití kulatého razítka

Chce-li OZO nebo koordinátor při výkonu své činnosti používat kulaté razítko, měli by tak činit jen na dokumenty osvědčující důležité skutečnosti (může však na nich použít i podélné razítko). Jedná se například o odborná stanoviska, zápisy z kontrol nebo o osvědčení o absolvování školení vedoucích zaměstnanců. Také jej bude možné použít k splnění nové povinnosti uvedené pod bodem a). Na běžné dokumenty, jako je korespondence, prezenční listiny ze školení a další dokumentace BOZP – viz nová povinnost uvedená pod bodem b) apod., kulaté razítko nepatří.

Kulaté razítko, pokud pro něj není na tiskopisu nebo formuláři předtiskem stanoveno místo (označeno „L. S.“; „MR“; kroužkem), se umísťuje do horizontálního středu dokumentu. Musí být otištěno rovně, tak, aby text uvedený po jeho obvodu byl dobře čitelný bez potřeby natáčet papír. Podpis se umisťuje k pravému okraji dokumentu do výše spodního okraje razítka nebo o něco níže (podepisují-li dokument dvě osoby, k levému okraji se podepíše osoba významnější a k pravému méně významná; například na osvědčení o absolvování školení vedoucích zaměstnanců se ředitel společnosti podepíše vlevo a vpravo OZO [bude-li chtít ředitel u svého podpisu použít razítko, je nezbytné, aby OZO použila podélného razítka, a to u svého podpisu – viz dále]). Pokud je místo pro podpis vyznačeno linkou (na formulářích s předtiskem místa pro razítko), umístí se na linku. Podpis přes razítko, pod ním nebo nad ním či těsně vedle něho je z profesionálního hlediska zásadní chybou.

Podpis a použití razítka na běžných dokumentech

Na dokumentech, kterými nejsou osvědčovány důležité skutečnosti (korespondence, zprávy, hlášení apod.), je možné použít podélné (hranaté) firemní razítko. Pravidla pro jeho použití a pro připojení podpisu jsou stanovena technickou normou (ČSN 01 6910:2014).

Podle požadavku normy se razítko společně s podpisem umísťují vlevo. Jestliže je datum podepsání dokumentu (vždy má být uvedeno datum podepsání, nikoliv jeho vyhotovení) umístěn vpravo, také razítko a podpis mohou být vpravo. Umisťují se pod sebe v tomto pořadí: asi tři řádky pod textem razítko, pod ním vlastnoruční podpis a pod ním nezkrácené jméno a příjmení vytištěné tiskárnou počítače s dosaženými tituly (neproloženě), které jsou na další řádce doplněny i funkcí. Vždy se nejprve uvádí jméno a za ním příjmení. Razítko nesmí nikdy podpis překrývat.

Při umístění razítka a podpisu vlevo se jméno a funkce píší zároveň od levé svislice. Při umístění podpisu vpravo se funkce píše pod jméno a příjmení na jejich střed nebo od stejné svislice jako jméno a příjmení (většinou se v praxi používá tento způsob). Je-li v dopise adresa uvedena vpravo, podpis umístěný vpravo se přednostně zarovnává od stejné svislice jako řádky adresy.

Jsou-li na listině dva podpisy, podepisuje se vlevo funkčně vyšší zaměstnanec (například ten, kdo dokument schválil), vpravo funkčně nižší (ten, kdo jej zpracoval, tedy například odborně způsobilá osoba). V případě, jsou-li zaměstnanci funkčně na stejné úrovni, podpisy se uvádějí v abecedním pořadí. Je-li podpisů více, umísťují se vždy dva vedle sebe. Mezi jednotlivými dvojicemi se zpravidla vynechává mezera o výšce tří až čtyř řádků. V případě lichého počtu se poslední podpis píše na střed. Všechny podpisy se zarovnávají jednotně. Jedná-li se o podepsání dokumentu dvěma společnostmi, například o smlouvu, umísťuje se vpravo podpis firmy nebo společnosti, která dokument vyhotovila.

Jedná-li se o podpis na dokumentu, jenž neosvědčuje důležité skutečnosti, a který není OZO nebo koordinátorem vyhotoven jako její firemní dokument (například potvrzení provedení školení BOZP vedoucích zaměstnanců na prezenční listině), je vhodné použít podélné razítko se jménem, tzv. jmenovku, kde je jméno uvedeno na prvním místě a pod ním odbornost, případně další údaje (ne však firemní údaje, neboť se nejedná se o firemní razítko). V tomto případě se podpis umístí nad razítko.

Je výhodnější kulaté nebo podélné razítko?

Zda při výkonu činnosti OZO či koordinátora je výhodnější používat kulaté nebo podélné razítko, je na rozhodnutí každého jednotlivého z nich. Odpověď nelze paušalizovat.

Pravdou však je, že podélná razítka jsou praktičtější, neboť umožňují na stejnou plochu umístit větší objem informací, například o několika odborných způsobilostech (například v prevenci rizik a auditor systému managementu BOZP). Chce-li OZO nebo koordinátor používat kulaté razítko, například z důvodu dosažení vyšší úrovně kultury zpracování dokumentů, měli by jej používat jen na dokumenty osvědčující důležité skutečnosti. Pro použití na ostatních dokumentech by měli použít podélné razítko. Tedy v případě, že budou používat kulaté razítko, měli by mít, pokud chtějí, aby jimi zpracované dokumenty byly na profesionální úrovni, minimálně razítka dvě.

Správný způsob používání razítka a podepisování dokumentů jistě není zásadní znalostí OZO nebo koordinátora. Jejich činnosti jsou tak široké a tak pestré, že formální úprava dokumentace je opravdu dosti okrajovou záležitostí. Avšak vzhledem k tomu, že zpracování dokumentace je poměrně rozsáhlou částí výkonu jejich činností a do značné míry reprezentuje výkon jejich činnosti, měli by při profesionálním přístupu k výkonu své práce profesionálně přistupovat i k tvorbě a nakládání s dokumentací. Správné používání razítka a podepisování dokumentů je jednou z drobností tohoto přístupu.