Integrovaný systém řízení

V roce 1996 vydala mezinárodní Organizace pro standardizaci konečnou verzi ISO 14001 – mezinárodní standard pro environmentální systémy řízení.

Některé organizace říkají: „My už v tomto směru máme splněno. Na životní prostředí jsme nikdy nezapomínali.“ Jiné organizace tvrdí: „Tento standard naší organizaci skoro nic nepřináší. Životní prostředí totiž prakticky neovlivňujeme.“ Jsou ale jiné organizace, které považují tento standard za objev století.

Každý z těchto postojů má svoje racionální jádro, ale zůstává faktem, že ISO 14001 se mezi organizacemi, které chtějí zvládat své působení na životní prostředí , rychle šíří. V polovině roku 2002 bylo na celém světě vydáno už více než 40 000 registrací.

Přístup k problematice životního prostředí se tím podstatně změnil, i když ne všechny organizace si to uvědomují či s tím souhlasí.

Proč zavádět standardy?

Mnoho organizací, které ISO 14001 zavádějí, už používá systém QMS (systém řízení kvality), který odpovídá normě ISO 9001. Navíc mnoho společností, které dosud žádaly, aby – stejně jako ony – i jejich dodavatelé měli certifikáty kvality, nyní zřejmě bude požadovat, aby dodavatelé získali také certifikát ISO 14001.

Existuje ale ještě jeden další systém řízení, podobný ISO 14001. Zaměřuje se na  bezpečnost a zdraví pracovníků (OHS). Pro tuto oblast neexistuje žádný mezinárodní standard. Je tu však specifikace OHSAS 18001, která je výsledkem dobrovolné spolupráce třinácti zainteresovaných organizací, a kterou přejímají další organizace. Tyto organizace mají několik důvodů, proč nešetří časem a penězi na zavádění i tohoto systému řízení. Jsou to:

• Požadavky zákazníků. Některé organizace si přejí, aby jejich subdodavatelé plnili některé standardy, které už mají ony samy.
• Obchodní bariéry. Některé organizace očekávají, že nesplní-li standard, setkají se v budoucnu s obchodními bariérami, a preventivně tedy o certifikát usilují.
• Snížení nákladů na pojištění. Některé pojišťovny snižují platby podnikům, které se mohou vykázat certifikátem ISO 14001.
• Jde o dobrou věc. Některé organizace chtějí, aby se vědělo, že konají šetrně vůči přírodě či že věnují maximální úsilí při vytváření zdravého pracovního prostředí.
• Snížení provozních a výrobních nákladů. Když organizace využije výhod podobnosti standardů a integruje jejich kvality, může dosáhnout vysokého výnosu z investic. Některé organizace už svůj systém řízení úspěšně integrovaly. Všechny zaregistrovaly podstatné přínosy ze sloučených provozních nákladů, komplexity systému řízení a úspory času. Tyto organizace také odhalily, že po zavedení integrovaného systému se často zvyšuje i spokojenost zaměstnanců.

Proč integrovat?

Často dostáváme otázky typu: „Proč bychom měli integrovat kvalitu, životní prostředí a zdraví pracovníků do jednoho systému? Na každém úseku pracují jiní lidé…“ Přesto může integrovaný systém přinést velký prospěch. Důvody jsou následující:

• Podobnosti mezi všemi třemi programy. Ačkoli mají odlišné cíle, jejich struktury a přístupy jsou podobné.
• Zjednodušení systémů.  Zaměstnanci, kteří pracují v organizaci s integrovaným systémem řízení, mohou vykonávat své funkce s použitím jedné sestavy pracovnách instrukcí. Zmatky jsou omezeny na minimum, nemůže se stát, že by tři dokumenty byly vzájemně v konfliktu, zjednodušuje se školení.
• Optimalizace zdrojů. Jeden systém, který splňuje požadavky všech tří standardů, minimalizuje zdroje potřebné pro rozvoj, zavedení a udržování oddělených systémů.
• Zlepšení podnikové výkonnosti. Formální systém řízení, který pomáhá identifikovat potencionální problémy a rizika, může snížit nebo zcela eliminovat zákaznické stížnosti, nehody, nemoci nebo ekologické havárie.
• Integrace všech cílů do podnikové strategie.  Je tak zaručena skutečnost, že kvalita, životní prostředí a bezpečnost nebudou už nikdy považovány za nepodstatné součásti podnikání.
• Zavedený rámec pro průběžné zlepšování všech tří systémů.

Proč neintegrovat?

Mohou se objevit následující problémy:

• Tendence budovat příliš byrokratické systémy. Může vzniknout systém se sklonem k přehnanému „papírování“, přičemž zaměstnanci pak právem bručí, že pro samé výkazy nemohou dělat svou vlastní práci.
• Boj o pozice. Manažeři pro zdraví a pro životní prostředí někdy nechtějí být „podřízení“ lidem z QMS. N2kdy je to naopak.
• Limity stupně integrace. Zatímco ISO 14001 a OHSAS 18001 jsou vzájemně velmi kompatibilní a dají se snadno integrovat do jednoho systému, mohou být problémy se systémem řízení kvality.

Potenciál integrovaných procesů

Stupeň, na němž organizace integruje svůj manažerský systém, se bude lišit v závislosti na jeho specifických potřebách. Každá organizace by měla ohodnotit řídící systémy, které odpovídají jejímu odvětví a hledět na to, jak procesy uvnitř tohoto systému nejlépe integrovat tak, aby to odpovídalo potřebě podnikových cílů.

Následující procesy jsou běžné v systémech kvality, životního prostředí a zdraví a mohou být pravděpodobně integrovány do jediného procesu.

• Správa dokumentů,
• Správa záznamů,
• Hodnocení řízení,
• Výcvik zaměstnanců,
• Řízení projekce a vývoje,
• Provozní řízení,
• Měření a monitorování zařízení,
• Údržba vybavení.

Hodnocení řízení

Hlavním účelem procesu hodnocení řízení je posoudit prosperitu podniku a pokud data naznačují potřebu, přijmout odpovídající opatření. Dobré hodnocení řídícího procesu může obsahovat:

• Stav organizačních cílů.
• Výsledky vnitřních a vnějších auditů.
• Souhrn zákaznických stížností.
• Statistiky o prodeji a zisku.
• Příležitosti ke zlepšení, atd.

Každá s těchto položek je zásadně důležitá pro podnikové zdraví a měla by být periodicky prověřována. Nastane-li potřeba, management by měl reagovat přiměřeným jednáním.

Organizace, která se rozhodne, že bude integrovat proces řízení, by měla:

1. Stavět na existujících setkáních managementu, která hodnotí zdraví podniku. Většinou jde o porady, kde management hodnotí plnění klíčových obchodních cílů, jako je prodej a ziskovost.
2. Svolávat porady v potřebných termínech.
3. Vyvinout přiměřenou agendu pro hodnocení.
4. Sbírat patřičné informace.

 Integrované hodnocení řízení umožňují manažerskému týmu komplexně hodnotit životaschopnost organizace. Největším úskalím je zde podle zkušenosti mnoha podniků tzv. „kontrolorská mentalita“. Hodnocení řízení se totiž může rychle zvrhnout na suchý přehled položek, který se provádí jen kvůli auditorovi.

Organizace, které se rozhodnou neintegrovat tento proces, tak obvykle činí, protože management nemůže věnovat dostatek času na prověření všech aspektů podniku. V takové situaci je lépe zachovat tři oddělené procesy – systém řízení kvality, životního prostředí a bezpečnosti práce.

ZDROJ:
Integrovaný systém řízení. Moderní řízení, č. 7 (2004), s. 30 - 31.