Archivování osobních spisů

Po jak dlouhou dobu je zaměstnavatel povinen uchovávat osobní spisy zaměstnanců? Celé spisy máme nyní archivované 20 let od ukončení pracovního poměru a v případě mladších osob ještě déle, až do dovršení jejich důchodového věku. Kromě toho máme i evidenci vyřazených a skartovaných spisů (zde je uvedeno jméno, datum narození a odkdy dokdy trval pracovní poměr).

Při archivaci dokladů se zaměstnavatel řídí předpisy, kterými jsou z. č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů o archivnictví, a z. č. 563/1991 Sb., o účetnictví. V zákoně č. 499/2004 Sb. nejsou uvedeny archivní ani skartační lhůty. Tyto lhůty vyplývají ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Pro mzdovou účtárnu jsou nejdůležitější tyto archivační lhůty:

• mzdové listy je nutné uchovávat pro účely důchodového pojištění 20 let následujících po roce, kterého se týkají,
• osobní spisy s výjimkou dokladu o délce zaměstnání (např. kopie zápočtového listu) alespoň 10 let po ukončení pracovního poměru zaměstnance,
• doklad o délce zaměstnání může v případě absence mzdového listu posloužit alespoň k potvrzení doby zaměstnání pro účely důchodového pojištění, a proto pro něj platí archivační lhůta 20 let.