Využití kontrolních seznamů k interním kontrolám v organizacích

Úvod

Při identifikaci nebezpečí (zdrojů rizik) se analýza pomocí kontrolních seznamů řadí mezi tradiční metody. Tato metoda využívá kontrolní seznamy položek nebo kroků, podle kterých se ověřuje stav provozu. Kontrolní seznamy lze sestavit buď pro každý stroj a zařízení, nebo pro celý provoz. Kontrolní seznam je obvykle doplněn hodnocením jednotlivých položek údaji „ano“ nebo „ne“.

Kontrolní seznamy lze výhodně použít ke zjištění souladu s předpisy a normami. Nedostatkem této metody je skutečnost, že nedokáže identifikovat jiná nebezpečí než uvedená v jednotlivých položkách (tzn. neumožňuje analyzovat jiné možné situace)[1].

Legislativní požadavky na provádění interních kontrol v organizacích V oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci je požadavek na provádění interních kontrol stanoven v § 108 odst. 5 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce. Zaměstnavatel je dle tohoto ustanovení povinen organizovat nejméně jednou ročně prověrky bezpečnosti a ochrany zdraví při práci na všech pracovištích a zařízeních, v souladu s dohodou s odborovou organizací nebo zástupcem zaměstnanců pro oblast bezpečnosti a ochrany zdraví při práci,zjištěné nedostatky odstraňovat. Požadavek na odbornou způsobilost kontrolující osoby není legislativou stanoven. Dále je zaměstnavatel dle § 102 odst. 3 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, povinen pravidelně kontrolovat úroveň bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, a to zejména stav výrobních a pracovních prostředků i vybavení pracovišť [2].

Zákon č. 133/1985 Sb., o požární ochraně v platném znění, ukládá právnickým a podnikajícím fyzickým osobám dle § 5 odst. 1 písm. e) povinnost pravidelně kontrolovat dodržování předpisů o požární ochraně a neprodleně odstraňovat zjištěné závady. Preventivní požární prohlídku je oprávněna provádět odborně způsobilá osoba, technik nebo preventista požární ochrany. Lhůty preventivních požárních prohlídek jsou stanoveny v § 13 vyhlášky č. 246/2001 Sb., o stanovení podmínek požární bezpečnosti a výkonu státního požární dozoru (vyhláška o požární prevenci). Jsou stanoveny následovně:

• V objektech a zařízeních, kde jsou provozovány činnosti s vysokým požárním nebezpečím, se preventivní požární prohlídky provádí nejméně jednou za 3 měsíce.
• V objektech a zařízeních, kde jsou provozovány činnosti se zvýšeným požárním nebezpečím, se preventivní požární prohlídky provádí nejméně jednou za 6 měsíců.
• V objektech a zařízeních, kde jsou provozovány činnosti bez zvýšeného požárního nebezpečí, se preventivní požární prohlídky provádí nejméně jednou za rok.

Uvedené lhůty mohou být zkráceny na základě schváleného posouzení požárního nebezpečí nebo zpracované dokumentace požární ochrany pro oblast stanovení podmínek požární bezpečnosti. Nutno ještě uvést, že vyhláška o požární prevenci v § 12 odst. 5 uvádí, že v objektech a zařízeních, kde právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby provozují činnosti bez zvýšeného požárního nebezpečí, se preventivní požární prohlídky provádějí v provozech, ve kterých se na pracovištích pravidelně vyskytují současně nejméně 3 osoby v pracovním nebo obdobném pracovním vztahu k provozovateli nebo veřejnost. Z toho lze usoudit, že v provozech, kde podmínka výskytu osob není splněna, není stanovena povinnost provádět preventivní požární prohlídky [3, 4].

Z výše uvedeného vyplývá, že prověrky bezpečnosti a ochrany zdraví při práci může provádět např. příslušný vedoucí organizační jednotky, nicméně pro provedení preventivní požární prohlídky jsou stanoveny požadavky na odbornou způsobilost kontrolujících osob.

Příprava kontrolních seznamů

Jak již bylo v úvodu uvedeno, kontrolní seznamy lze zpracovávat buď pro konkrétní objekt (např. stroj, zařízení) nebo soubor objektů (např. celý provoz). Kontrolní seznamy musí být rovněž zpracovány s ohledem na zamýšlený systém kontroly, tzn. zda tyto kontrolní seznamy budou k dispozici pouze osobě, která provádí kontrolu (např. bezpečnostní technik), nebo budou dány rovněž k dispozici kontrolovaným osobám (zejména vedoucím zaměstnancům) za účelem přípravy před zahájením kontroly.

V rámci Severomoravské plynárenské, a. s. a Východočeské plynárenské, a. s. byly odzkoušeny obě výše uvedené varianty. V případě varianty, kdy byly kontrolní seznamy dány k dispozici i kontrolovaným zaměstnancům, bylo dosaženo lepších výsledků. Tento pozitivní efekt je způsoben zejména tím, že kontrolované osoby se mohou na interní kontrolu lépe připravit a jejich příprava je systematičtější, nedochází k opomenutí některých požadavků. V případě současného provádění prověrek bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a preventivních požárních prohlídek lze požadavky z oblasti BOZP a PO společně zahrnout do příslušného kontrolního seznamu. Požadavky pro daný kontrolovaný objekt jsou v tomto případě stanoveny jedním kontrolním seznamem a nedochází tak k vytváření složitějšího systému kontrolních
seznamů.

Kontrolní seznamy lze rovněž zpracovat pro příslušné pracovní pozice vedoucích či jiných odpovědných zaměstnanců (např. za vyhrazená technická zařízení nebo objekty). Navíc požadavky BOZP a PO na vedoucího zaměstnance, který přímo řídí administrativní zaměstnance, jsou nižší než požadavky BOZP a PO na vedoucího zaměstnance, který přímo řídí zaměstnance dělnických profesí. Dále jsou uvedeny typy kontrolních seznamů pro prověrky BOZP a PO,
které lze v praxi uplatnit.

Možné typy kontrolních seznamů dle pracovních pozic či zodpovědností:

• pracovní pozice vedoucího zaměstnance (např. mistr),
• pracovní pozice osoby odpovědné za správu objektu (např. technik správy budov),
• osoba odpovědná za vyhrazené technické zařízení (např. osoba odpovědná za provoz tlakových nádob stabilních).

Možné typy kontrolních seznamů dle objektů nebo zařízení:

• stroj, zařízení, přístroj, nářadí (např. soustruh, jeřáb, tlakové nádoby na plyny),
• provozní budova, objekt, provoz (např. sklad, dílna, nízkotlaká kotelna).

Jednotlivé požadavky z hlediska BOZP a PO je vhodné definovat ve formě jednoznačných otázek, na které lze odpovědět, zda jsou splněny či nikoliv (hodnocení jednotlivých položek údaji „ano“ nebo „ne“). Otázky musí být definovány srozumitelně s ohledem na cílovou skupinu kontrolovaných osob. Jako příklad je zpracován Kontrolní seznam prověrky BOZP a PO pro provozní budovy.

Kontrolní seznam prověrky BOZP a PO - Provozní budovy

Organizace interní kontroly

Jak již bylo zmíněno, kontrolní seznamy je vhodné předat kontrolovaným osobám v dostatečném časovém předstihu před zahájením kontroly. Pro efektivnější průběh interních kontrol v organizacích může být systém přípravy dále rozvíjen.

Jednou z možností je vytvoření systému motivace vedoucích zaměstnanců. Ideální formou je zahrnutí plnění požadavků v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci do kritérií, na jejichž základě je prováděno odměňování vrcholových manažérů. Tato kritéria vytváří protiváhu ke kritériím založeným na ekonomických ukazatelích a mohou např. obsahovat objektivní hodnocení organizačních útvarů v rámci interních kontrol na úseku BOZP a PO.
Druhou možností je vytvoření tzv. systému „sebekontroly“, kdy příslušný zaměstnanec je povinen sám vyplnit kontrolní seznam před provedením kontroly. Následně se provede namátková kontrola nezávislou osobou, na tomto základě je rozhodnuto o kontrole detailní či ukončení kontroly s kladným výsledkem.

Závěr

Jak bylo uvedeno Analýza pomocí kontrolních seznamů se dlouhodobě používá pro identifikaci nebezpečí (zdrojů rizika) v rámci prováděné analýzy a hodnocení rizik technologických procesů. V posledních letech našla uplatnění i v oblasti zajištění BOZP, zpracování havarijních plánů apod. Lze konstatovat, že kontrolních seznamů lze vhodně využít pro provádění společné kontrolní činnosti BOZP a PO v konkrétní organizaci.

Seznam literatury:

[1] Bartlová, I.: Analýza nebezpečí a prevence průmyslových havárií I., 2. vydání, SPBI Ostrava 2007
[2] Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce
[3] Zákon č. 133/1985 Sb., zákon o požární ochraně v platném znění
[4] Vyhláška MV č. 246/2001 Sb., o stanovení podmínek požární bezpečnosti a výkonu státního požární dozoru (vyhláška o požární prevenci)