Prokazování pracovněprávního vztahu

Musí mít montér, manažer nebo řidič kamionové dopravy, jehož pracovištěm je sídlo firmy, na služební cestě pracovní smlouvu?

Vyjádření k dotazům čtenářů BOZPinfo poslala Mgr. Dalimila Solnická, inspektorka z Odboru pracovních vztahů a podmínek: Na Váš dotaz ohledně prokazování existence pracovněprávního vztahu při práci mimo provozovnu se bude vztahovat především postup uvedený v bodech 3 a 5 následujícího textu. Déletrvající pracovní cesty (mající charakter dočasné změny pracoviště) lze zahrnout pod bod 5. V případě krátkodobých pracovních cest je pracovněprávní vztah prokazován v místě určeného pracoviště zaměstnance (viz bod 2 a 3). Prokazování pracovněprávního vztahu v případě řidičů kamionové dopravy je řešeno v bodě 6.

Následující text byl zveřejněn a je dostupný na webových stránkách Státního úřadu inspekce práce www.suip.cz v sekci "Pracovněprávní vztahy – Kompetence orgánů inspekce práce".

Obsah termínů „pracoviště zaměstnavatele“ a „kopie dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu“  ve vztahu k ustanovení § 136 zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění zákona č. 1/2012 Sb. (dále jen „zákon o zaměstnanosti“)

Obsah termínu „pracoviště zaměstnavatele“ v souvislosti s § 136 zákona o zaměstnanosti stanoví § 133 téhož zákona.

1. Pracovištěm kontrolované osoby (zaměstnavatele) se pro účely tohoto zákona rozumí místa určená a obvyklá pro výkon činnosti kontrolované osoby. Za činnost kontrolované osoby se považuje zajištění výroby nebo poskytování služeb a obdobná činnost podle zvláštních předpisů.

2. Určeným pracovištěm zaměstnavatele je sjednané místo výkonu práce uvedené v pracovní smlouvě, dohodě o pracovní činnosti a dohodě o provedení práce. Pokud zaměstnanec na takovém místě vykonává práci, inspektor práce ověří doklady prokazující pracovněprávní vztah přímo na místě.

3. Jedná-li se o případy, kdy je vzhledem k charakteru práce určeným pracovištěm zaměstnavatele vymezený obvod (např. území obce, města, území zemědělského hospodářského celku), inspektor ověří totožnost zaměstnance vykonávajícího práci a následně ověří existenci pracovněprávního vztahu kontrolou kopií dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu v místě řídícího pracoviště zaměstnavatele pro daného zaměstnance, tj. v místě pracoviště vedoucího zaměstnance, který dotyčného zaměstnance řídí. Na tomto řídícím pracovišti je zaměstnavatel povinen mít kopie dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu. Zaměstnavatel může svou povinnost rovněž splnit tím, že neprodleně doručí předmětné doklady na místo, kde byla kontrola zahájena.

4. Určeným pracovištěm u agentury práce místo je vždy místo výkonu práce u uživatele, uvedené v písemném pokynu o přidělení zaměstnance k dočasnému výkonu práce podle § 309 odst. 2 písmeno b) zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce.

5. Obvyklé pracoviště zaměstnavatele je pracoviště, na kterém zaměstnanec dočasně vykonává práci a není totožné s místem výkonu práce sjednaným v pracovní smlouvě, v dohodě o pracovní činnosti a v dohodě o provedení práce. Za taková pracoviště zaměstnavatele lze například považovat místa realizace stavebních, montážních a jiných prací (např. hlídací a úklidové služby, služby poskytované v lesnictví a zemědělství). V těchto případech, a pokud se zároveň nejedná o pracoviště ve vymezeném územním obvodu činnosti zaměstnavatele, je zaměstnavatel povinen splnit svou povinnost stanovenou v § 136 zákona o zaměstnanosti přímo na těchto pracovištích.

6. V případě prokazování této povinnosti zaměstnavatelem u dálkové osobní a nákladní přepravy je za pracoviště zaměstnavatele považováno místo řídícího pracoviště daného zaměstnance (sídlo, provozovna zaměstnavatele). Inspektor ověří totožnost zaměstnance vykonávajícího práci a následně ověří existenci pracovněprávního vztahu kontrolou kopií dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu v místě řídícího pracoviště zaměstnavatele pro daného zaměstnance (tj. v místě pracoviště vedoucího zaměstnance, který dotyčného zaměstnance řídí).

7. Splnění povinnosti uvedené v § 136 zákona o zaměstnanosti prokazuje zaměstnavatel na prvním místě předložením kopií pracovních smluv, dohod o pracovní činnosti, dohod o provedení práce a dokladů prokazujících oprávněnost pobytu cizince na území České republiky v listinné podobě. Povinnost mít v místě pracoviště kopie dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu podle §136 zákona o zaměstnanosti se týká všech zaměstnanců předmětného zaměstnavatele, nikoli pouze cizinců. V případech, kdy má zaměstnavatel více pracovišť s malým počtem zaměstnanců nebo to vyžaduje zvláštní povaha jeho činnosti, je za splnění povinnosti dané §136 zákona o zaměstnanosti považováno i předložení kopií předmětných dokladů uložených v elektronické podobě – naskenované originální dokumenty např. ve formátu pdf - na paměťových médiích, např. CD, DVD, flash disc, prostředcích výpočetní techniky, s možností vytisknutí pro potřeby doložení výsledků kontroly (které inspektor provede prostřednictvím své vlastní výpočetní techniky nebo výpočetní techniky kontrolovaného zaměstnavatele).

8. Ke splnění povinnosti zaměstnavatele mít v místě pracoviště kopie dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu je v případě dočasných pracovišť daných charakterem činnosti zaměstnavatele možné předložit tyto doklady jedním ze zaměstnanců pracujících na takovémto pracovišti, kterého zaměstnavatel těmito doklady za tímto účelem vybaví a pověří jej k jejich předložení kontrolnímu pracovníkovi.

9. Z důvodu ochrany citlivých údajů lze při pořizování kopií nebo skenů akceptovat znečitelnění údajů, které nejsou povinnými náležitostmi pracovní smlouvy, dohody o pracovní činnosti a dohody o provedení práce, např. začerněním, avšak takovým způsobem, aby byl splněn účel ustanovení §136 zákona o zaměstnanosti – prokázání existence pracovněprávního vztahu konkrétního zaměstnance. 

10. Pojem „v místě pracoviště zaměstnavatele“ je nutné chápat jednoznačně časově, tzn. jako povinnost zaměstnavatele, kterou je nutno splnit v průběhu kontroly na místě. Mimo jiné proto, aby bylo zabráněno možnému dodatečnému vyhotovení dokladů, které by tak mohly obsahovat nepravdivé údaje, především časové.

11. Předložení seznamu zaměstnanců, ani vybavení zaměstnanců průkazy potvrzujícími pracovněprávní vztah k zaměstnavateli, není splněním povinnosti mít v místě pracoviště kopie dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu.