Je nutné pomáhat manažerům s připomínáním závazných termínů?

Zdroj: 

Zvládají manažeři organizaci svého časového harmonogramu? Potřebuje vůbec běžný manažer připomínat lhůty a termíny? Uvědomují si jednatelé, ředitelé či vedoucí své zákonné povinnosti dané Zákoníkem práce a jinými zákony či předpisy v souvislosti s BOZP či požární ochrannou? Je ve firmách stanovena zodpovědnost za plnění těchto povinností?

Zvládají manažeři organizaci svého časového harmonogramu? Potřebuje vůbec běžný manažer připomínat lhůty a termíny? Uvědomují si jednatelé, ředitelé či vedoucí své zákonné povinnosti dané Zákoníkem práce a jinými zákony či předpisy v souvislosti s BOZP či požární ochrannou? Je ve firmách stanovena zodpovědnost za plnění těchto povinností?

V naší každodenní praxi se velmi často setkáváme se zajímavou diskusí s managery různých firem o tom, zda je vůbec potřeba nějaká speciální aplikace pro připomínání lhůt a termínů. Jejich standardní námitky mívají některé společné aspekty:

  • máme smlouvu s firmou (na to či ono zařízení, či oblast bezpečnosti), a tato firma za to zodpovídá...
  • u nás to vůbec nepotřebujeme, jsme jen malá, pro úřady nezajímavá firma...
  • my v tom máme „papírový pořádek“...

Jak na tyto námitky reagovat? K prvnímu bodu je možné konstatovat, že vše je závislé na smluvním ujednání. V praxi bývá často výslovně uvedeno, za co dodavatelská firma zodpovídá. V takových případech je velmi problematické do smlouvy, resp. procesu sledování, zařadit další novou položku (důvodem může být například neexistence přesně definovaných závazných procesů, jak informovat o nové položce). Proto i argumentem dodavatelské společnosti velmi jednoduše bývá: „Ve smlouvě je specifikováno hlídat lhůty pro tyto položky: …“. To tedy znamená, že firma je zodpovědná jen za vyjmenovanou část lhůt.

A kde je tedy ten zbytek položek pro připomínání ve společnosti? Pokud se na to zeptáme manažera, tak zjistíme, že pokrčí rameny s argumentem, že na to má smlouvu. Ve skutečnosti manager nemá žádný systém, do kterého by mohl nahlédnout a provést kontrolu, zda sleduje všechny položky, které sledovat má. A většinou je i těžké v několika smlouvách, které jsou psané různými styly, tyto informace dohledat. Přitom existují dostupná řešení, která umožní spravovat velmi přehledně všechny položky ve společnosti.

Myslíte si, že by komplexní systém pro připomínání lhůt mohl být pomocníkem pro managera, aby byla správa všech termínových aspektů na jednom místě?

Lze vůbec nějak vyvrátit druhý uvedený argument? Lze se jistě domnívat, že je to dáno velmi slabým právním vědomím a obrovskou roztříštěností a rozsáhlostí právních předpisů. Možná bychom my všichni zúčastnění v oblasti BOZP měli ještě více vysvětlovat, že daná pravidla a předpisy nejsou definovány „proti firmě“, ale pro její dobro a klid manažera.

A co říci na argument „papírového pořádku“? Lze udržet běžné množství firemních množství informací přehledně v papírové podobě? Podle názoru odborníků, i dle prostého manažerského rozumu – nikoli! Preferujete papír, nebo je pro vás elektronická forma to, bez čeho si už dnes své fungování ani nedovedete představit?

Téměř všechny společnosti již využívají informační technologie k tomu, aby zabezpečili účetnictví, komunikovali elektronicky, či získávali informace z internetu. Mnoho společností dokonce používá komplexní informační systémy (známé pod zkratkou ERP). Ale žádný takový podnikový systém nesleduje legislativu v oblasti bezpečnosti – proto tedy specializovaná aplikace k zabezpečení bezpečnosti práce má své místo.

Autor článku: 

Komentáře

Podceňování

20.03.2006 - 09:57 Jarek
<P>Myslím si, že manageři to permanentně podceňují .. musím dát autorovi za pravdu, že je to velmi náročné je přesvědčit o tom, co mají povinné dělat ze zákona. Problém je v tom, že lhůtník je jen nástrojem - ten neumí přesvědčit maagera. Na druhou stranu zase lhůtník může sloužit jako přehledný jednotný systém</P>

ISO

23.03.2006 - 10:13 Daniel Jankovský
<P>Řešíme problematiku ISO norem v podnicích a právě takovýto systém se domníváme, že by mohl být přínosný pro podnik. Výhodu spatřuji také v tom, že všechny tyto informace lze uložit na jedno místo.</P> <P>Taktéž je y pohledu ISO norem velmi yajímavé automatické připomínání a eskalování informací o lhůtě. </P>

Re: ISO

28.03.2006 - 23:53 Petr Houdek
<P style="BORDER-RIGHT: medium none; PADDING-RIGHT: 0cm; BORDER-TOP: medium none; PADDING-LEFT: 0cm; PADDING-BOTTOM: 0cm; BORDER-LEFT: medium none; PADDING-TOP: 0cm; BORDER-BOTTOM: medium none; mso-border-alt: inset windowtext 1.5pt; mso-padding-alt: 0cm 0cm 0cm 0cm"><SPAN style="FONT-SIZE: 9pt; FONT-FAMILY: Arial; mso-bidi-font-size: 12.0pt">Z&nbsp;pohledu ISO norem se nejedná o nic jiného, než o plnění požadavků s&nbsp;použitím nějakého nástroje a jsem přesvědčen, že mnoho podniků a firem v&nbsp;kancelářské práci dávno používá nástroje, kterými by bylo možné podobnou službu (připomínání termínů a eskalace řízeným komunikačním kanálem při prodlení) s&nbsp;trochou disciplíny realizovat, pokud by toto byla jediná funkcionalita a předmět služby. Určitě se najde dostatek prostoru pro budování další přidané hodnoty a je pravděpodobné, že v&nbsp;praxi bude&nbsp; využívání takovéhoto nástroje daleko více sledováno,&nbsp; ... "když už si za to platíme".<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" /><o:p></o:p></SPAN></P> <P style="BORDER-RIGHT: medium none; PADDING-RIGHT: 0cm; BORDER-TOP: medium none; PADDING-LEFT: 0cm; PADDING-BOTTOM: 0cm; BORDER-LEFT: medium none; PADDING-TOP: 0cm; BORDER-BOTTOM: medium none; mso-border-alt: inset windowtext 1.5pt; mso-padding-alt: 0cm 0cm 0cm 0cm"><SPAN style="FONT-SIZE: 9pt; FONT-FAMILY: Arial; mso-bidi-font-size: 12.0pt">Z praxe auditora QMS bych Vás rád ale upozornil ještě na několik konsekvencí, které je vhodné v tomto případě na straně organizace vnímat:<o:p></o:p></SPAN></P> <P style="BORDER-RIGHT: medium none; PADDING-RIGHT: 0cm; BORDER-TOP: medium none; PADDING-LEFT: 0cm; PADDING-BOTTOM: 0cm; BORDER-LEFT: medium none; PADDING-TOP: 0cm; BORDER-BOTTOM: medium none; mso-border-alt: inset windowtext 1.5pt; mso-padding-alt: 0cm 0cm 0cm 0cm"><SPAN style="FONT-SIZE: 9pt; FONT-FAMILY: Arial; mso-bidi-font-size: 12.0pt">Zaměstnavatel je odpovědný za správu a manipulaci s&nbsp;osobními údaji svých zaměstnanců. S výjimkou </SPAN><SPAN style="FONT-SIZE: 9pt; FONT-FAMILY: Arial; mso-bidi-font-size: 9.5pt">v oblasti pracovního práva a zaměstnanosti, stanovené zvláštním zákonem a souborem situací explicitně uvedených v&nbsp;zákoně 101/2000 Sb., je nakládání s&nbsp;těmito údaji zpravidla vázáno na nezpochybnitelný souhlas subjektu údajů.<o:p></o:p></SPAN></P> <P style="BORDER-RIGHT: medium none; PADDING-RIGHT: 0cm; BORDER-TOP: medium none; PADDING-LEFT: 0cm; PADDING-BOTTOM: 0cm; BORDER-LEFT: medium none; PADDING-TOP: 0cm; BORDER-BOTTOM: medium none; mso-border-alt: inset windowtext 1.5pt; mso-padding-alt: 0cm 0cm 0cm 0cm"><SPAN style="FONT-SIZE: 9pt; FONT-FAMILY: Arial; mso-bidi-font-size: 12.0pt">Správce takto svěřených údajů by měl splňovat nejen všechny náležitosti plynoucí z národní legislativy (například zákon 455/91 Sb, 101/2000 Sb., atd) ale též legislativy EU (</SPAN><SPAN style="FONT-SIZE: 9pt; COLOR: black; FONT-FAMILY: Arial; mso-bidi-font-size: 9.5pt"><A title="Odkaz na stránku: Směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES, o ochraně jednotlivců v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů" href="http://www.uoou.cz/index.php?l=cz&amp;m=left&amp;mid=01:05:01&amp;u1=&amp;u2=&amp;t="><SPAN style="COLOR: black; TEXT-DECORATION: none; text-underline: none">Směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES, o ochraně jednotlivců v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů </SPAN></A>; Směrnice Evropského parlamentu a Rady 2000/31/ES, o určitých aspektech služeb informační společnosti, ; Směrnice Evropského parlamentu a Rady 2002/58/ES, o zpracování osobních údajů a ochraně soukromí v odvětví elektronických komunikací) </SPAN><SPAN style="FONT-SIZE: 9pt; FONT-FAMILY: Arial; mso-bidi-font-size: 12.0pt">zejména tam, kde dosud nedošlo k&nbsp;plné harmonizaci právního prostředí (nelze vyloučit, že v&nbsp;rámci popsané aplikace budou spravovány údaje cizích státních příslušníků zemí z EU).<o:p></o:p></SPAN></P> <P style="BORDER-RIGHT: medium none; PADDING-RIGHT: 0cm; BORDER-TOP: medium none; PADDING-LEFT: 0cm; PADDING-BOTTOM: 0cm; BORDER-LEFT: medium none; PADDING-TOP: 0cm; BORDER-BOTTOM: medium none; mso-border-alt: inset windowtext 1.5pt; mso-padding-alt: 0cm 0cm 0cm 0cm"><SPAN style="FONT-SIZE: 9pt; FONT-FAMILY: Arial; mso-bidi-font-size: 12.0pt">A nakonec <o:p></o:p></SPAN></P> <P style="BORDER-RIGHT: medium none; PADDING-RIGHT: 0cm; BORDER-TOP: medium none; PADDING-LEFT: 0cm; PADDING-BOTTOM: 0cm; BORDER-LEFT: medium none; PADDING-TOP: 0cm; BORDER-BOTTOM: medium none; mso-border-alt: inset windowtext 1.5pt; mso-padding-alt: 0cm 0cm 0cm 0cm"><SPAN style="FONT-SIZE: 9pt; FONT-FAMILY: Arial; mso-bidi-font-size: 12.0pt">zvolí-li si organizace, v&nbsp;rámci systému managementu jakosti, zajištění externího zdroje pro jakýkoli proces, který ovlivňuje shodu výrobku s&nbsp;požadavky, musí organizace zajistit řízení těchto procesů. Řízení těchto procesů z&nbsp;externích zdrojů musí být identifikováno v&nbsp;rámci systému managementu jakosti. <o:p></o:p></SPAN></P> <P style="BORDER-RIGHT: medium none; PADDING-RIGHT: 0cm; BORDER-TOP: medium none; PADDING-LEFT: 0cm; PADDING-BOTTOM: 0cm; BORDER-LEFT: medium none; PADDING-TOP: 0cm; BORDER-BOTTOM: medium none; mso-border-alt: inset windowtext 1.5pt; mso-padding-alt: 0cm 0cm 0cm 0cm"><SPAN style="FONT-SIZE: 9pt; FONT-FAMILY: Arial; mso-bidi-font-size: 12.0pt">Z&nbsp;dostupných údajů o aplikaci provozované na doméně www.lhutnik.cz <SPAN style="mso-spacerun: yes">&nbsp;</SPAN>zatím nelze na splnění všech požadavků jednoznačně usuzovat.</SPAN></P> <P>&nbsp;</P> <P>&nbsp;</P> <P>&nbsp;</P>

Závazné termíny

27.03.2006 - 11:05 Petr Zágora , Ing.
<P>Naprosto souhlasím s názorem autora příspěvku ( Jarek ) . Manažeři zcela podceňují plánování svých činností a s tím související kontrolu&nbsp;termínu - lhůt, do kdy má být dílčí proces či podproces proveden. Máme procesní mapy podle požadavků ISO/TS , máme plány činností ( revize, výcvik, audity )&nbsp;se stanovenými lhůtami ale chybí osobní zodpovědnost za včasné provedení.Problémem není mít přehled třeba ve formě lhůtníku , problémem je lidský faktor - osobní odpovědnost&nbsp;za plnění předem daných lhůt, včetně jejich připomínání jakýmkoliv způsobem.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Jistě , ne všichni mají problém s osobní odpovědností .&nbsp;</P> <P>&nbsp;</P> <P>&nbsp;</P>

Nabízíme Vám možnost BEZPLATNÉHO odběru e-mailového zpravodajství

Přehled příspěvků publikovaných na oborovém portálu BOZPinfo zasílaný každý pátek odpoledne

Provozovatel portálu

Výzkumný ústav bezpečnosti práce, v. v. i.
Jeruzalémská 1283/9
110 00 Praha 1

Sociální sítě VÚBP

facebook linkedin instagram buzzsprout X youtubepinterest

Kde nás najdete

X

Přihlášení

Zapomněli jste heslo?
zašleme vám nové na váš e-mail